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1、真实性。行政案卷制度的真实性表现在：一方面，行政案卷必须是行政程序全过程——从案件登记至行政行为的作出——的真实写照和如实记载。为了保障这一点，各主要程序法发达国家和地区一般都在其行政程序法典中规定：案卷必须经当事人签名或盖章方能生效，并且还设计了案卷补正制度；另一方面，所有证据特别是可能对相对人构成不利影响的证据，必须经过程序主体质证方可入卷，避免以“证据偷袭”之名行“暗箱操作”之实。因为“行政机关裁决所依据的事实，必须是当事人知晓并经过辩论的，行政机关不得以当事人不知晓和未论证的事实作为裁决的依据，” 是行政案卷制度的精义所在。
2、封闭性。程序开始时是开放的、兼容并蓄的，任何与案件实体有利害关系的主体都可以参与其中，任何有关联性的证据和主张都被鼓励提出。但，一旦程序结束，“经程序认定的事实关系和法律关系，都被一一贴上封条，成为无可动摇的真正过去。”这种程序的封闭性和不可逆转性，决定了行政案卷的封闭性，案卷一经形成，再具证明力的“旧船票”（证据），也无法登上程序这只“客船”了。即所谓“作茧自缚”的程序效应。
3、排他性。行政程序主体在程序结束后收集的证据，无论如何真实也只能是“毒树之果”，不得成为案卷之一部分，而且即使违法强行或偷偷入卷，也不能成作出行政行为的依据；进而，即使或为作出行政行为的依据，也不能作为司法机关判断行政行为是否合法的依据。也正是从这个层面上讲，案卷制度又称“案外证据排除规则”。
4、公开性。除法律有特别规定外，行政案卷必须是公开的，任何主体依法提出申请并履行法律手续，即可得到案卷的副本。这是行政信息公开的必然要求。
5、唯一性。行政案卷的唯一性包括两层含义：一方面，特定行政程序形成的案卷必须是唯一的，禁止卷外立卷、内外不一；另一方面，行政案卷必须是作出行政作为的唯一或者至少是主要依据，这是该项制度的内在要求，禁止案卷与决定的隔裂与冲突。
二、功能之申述
上述特征表明行政案卷制度蕴含并保障了现代行政程序所拥有的全部精神与理念。因此，在整个行政法制中确立行政案卷制度对促进“依法行政”具有非常重要的现实意义。具体而言：
（一） 有利于实现行政程序的民主化。
如上所述，现代行政程序与行政系统内部用于层级控制、请示汇报的办事规程和行政手续的显著区别在于，其通过鼓励公众的民主参与而在程序中引入了制约和对抗机制。因此，要防止行政权的咨意与专横，从而实现现代行政的预期功效，就必须使程序恪守这种质辩品格，为公众创设、营造有效的参与条件和氛围，以免程序民主流于形式。正是在这一点上，行政案卷制度发挥了不可替代的重要作用。如果对行政程序全过程不进行真实的全面记录，如果程序结束后案卷还可以接受未经当事人质证的证据，如果行政决定不是或主要不是根据行政案卷作出的，那么行政程序就会沦为纯粹的“形式”或“过场”，程序的预期价值必将因此而“虚化”，行政程序也只能成为行政主体欺骗公众、掩人耳目的弄权工具，而不是相对人抗衡行政权的法宝。正如美国行政法学者伯纳德·施瓦茨揭示的那样：“案卷的排他性是受公正审讯的核心，如果没有这一原则，审讯就会成为骗局。行政机关可以走形式，接纳堆积如山的证言和书证，但是如果行政机关可以依据未在审讯中出示的材料作裁决，那么厚厚的案卷就成了掩盖真相的假面具。秘密证据或几分钟的秘密会议可以推翻长时间的审判”。 可见，行政案卷制度的首要功能就在于其保证了程序主体听证权“富有意义”的实现，进而增强了对行政权的“程序控制”，维护了相对人合法权益的真正落实。
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