河北省卫生厅关于印发《河北省卫生厅机关档案管理办法（修订版）》的通知
（冀卫办〔2011〕39号）
厅机关各处室：
按照《
中华人民共和国档案法》和《卫生部、国家档案局关于印发卫生档案管理暂行规定》要求，我厅结合工作实际，对机关档案管理工作制度进行了修订和完善，形成《河北省卫生厅机关档案管理办法（修订版）》，现印发你们，请认真遵照执行。各处室在今后公文档案立卷、归档工作中，要严格按照《河北省卫生厅文件归档范围和保管期限》进行收集、整理、立卷，确保归档文件资料规范、完整。
二〇一一年十二月三十日
档案管理办法（修订版）
为加强档案工作，更好的为卫生事业发展服务，依据《
中华人民共和国档案法》和卫生部与国家档案局制定的《卫生档案管理暂行规定》，结合我厅实际，制定本办法。
第一条 厅机关档案是指厅机关在卫生管理及其他各项工作中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物以及其他不同载体、不同形式的历史记录，是发展卫生事业和做好各项工作的必要条件和依据，也是重要的信息资源。具体包括：文书档案、会计档案、基建档案、声像档案、实物档案等。机关档案属国家财产，任何个人不得私自保存、占有和损坏，以确保厅机关档案的完整、准确、系统、安全与有效利用。
第二条 档案工作是机关工作的组成部分。机关全体工作人员都要支持、关心和了解档案工作，提高档案意识，将档案工作与机关各项业务工作紧密结合，纳入业务工作范围，在各项业务工作的布置、检查、总结、验收各个阶段，应同时布置、总结、检查、验收档案工作，实现档案工作与业务工作的同步管理。
第三条 本厅档案工作实行统一领导、综合管理、分级负责的原则。一名厅领导分管档案工作，办公室有一位副主任具体负责档案工作，处室负责人为本处室档案工作的责任人。
第四条 厅机关办公室设档案室，配备专职档案工作人员，负责厅机关的档案工作，接受省档案主管部门和卫生部的业务指导和检查。具体职责是：
（一）贯彻执行档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全各项规章制度；
（二）对厅机关各处室档案材料的形成、积累和归档工作进行指导和监督；
（三）负责统一管理厅机关的全部档案，积极提供利用，为机关各项工作服务，并按照规定向省档案馆移交档案；
（四）在统一领导、分级管理的原则下，对直属单位和卫生系统的档案工作进行指导、监督检查和业务培训；
（五）贯彻执行党和国家的保密、保卫制度，确保档案和档案秘密的安全。
第五条 各种载体的归档材料实行处室领导负责制，并实行文书立卷制度。各处室明确一名文书人员，负责处室归档文件材料的平时归卷、保管，各种载体归档文件材料的系统整理、编目、立卷和归档工作。
第六条 厅机关在各项工作中形成的各种载体的具有保存价值的材料，均由主办处室文书人员进行整理、立卷，经处室负责人审核签字后，定期向档案室归档。
第七条 每年三、四月份进行上一年度文书档案的集中立卷，六月底以前向档案室归档；基建档案在工程竣工后的两个月内向档案室归档；会计档案隔年向档案室归档；声像档案凡与其它文书档案相关联的，可与相关的文书档案一起归档，其它单项活动的声像档案一般应在活动结束后两个月归档。
第八条 归档案卷应符合厅机关印发的案卷质量标准规定和要求，档案室对不符合归档要求的案卷，应退回重新整理，以保证案卷质量。交接双方应对档案进行检查、清点、核对，并履行签字手续。
第九条 档案室对归档的案卷按要求进行分类、整理。文书档案按“年代一组织机构”分类；基建档案按工程项目分类；会计档案按“年度一账簿和凭证”分类；声像档案按载体形式分类。在分类的基础上按保管期限进行系统排列，编制案卷号以固定其位置。
第十条 档案人员定期对档案库房设施及保存的档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全。
第十一条 档案室逐步配备必要的办公及管理设备，不断提高管理水平和服务效率。
第十二条 档案室建立全宗卷，以积累存储厅机关案卷的立卷说明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁清册、检查记录、全宗介绍等材料。档案人员要熟悉所藏档案的基本情况，编制互为补充的检索工具；并利用档案史料开展编研工作，配合有关部门编制全宗介绍、组织沿革、大事记、文件选编等，主动积极地做好提供利用工作，为机关各项工作服务。接收与档案有关的各种资料，进行登记编目，分类整理，科学保管，配合档案提供利用。
第十三条 立卷分工
（一）上级党政机关来文，属综合性文件，由厅办公室立卷；属业务性文件，由业务处室立卷。同级机关和非隶属机关制发的、非本厅主管业务但要贯彻执行的文件，由主办单位立卷。
（二）厅机关形成的文件，由各承办处室立卷。机关内部业务处室会办的文件，主办处室立卷。两个机关会办的文件，主办机关与协办机关都要立卷，定稿存主办机关。
（三）上级机关批转、转发、批复本机关或本厅为上一级机关的代拟稿，上级机关要立卷，本机关也要立卷。
（四） 厅机关召开的综合性卫生工作会议形成的文件材料，由办公室立卷；专业性的会议由主管业务处室立卷。参加上级机关召开的会议带回的文件材料，综合性的由办公室立卷；专业性的由主管业务处室立卷。
（五）以机关名义派出的综合性卫生工作检查组、调查组形成的文件材料，由办公室立卷；业务处室派出的检查组、调查组形成的文件材料，由派出处室立卷；几个机关联合派出的检查组、调查组形成的文件材料，各派出机关都要立卷，定稿存主办机关。
（六） 本厅设立的临时机构形成的文件材料，由临时机构负责立卷。
（七） 声像材料（包括照片、底片、录音带、录像带、光盘等）、会计凭证、账簿等材料、基建材料的归档，由主办部门负责立卷。
第十四条 文件材料的保管期限分为永久、30年、10年三种。
（一）凡是记述和反映本厅主要职能活动和基本历史面貌，对本厅、全省卫生事业和科学研究等工作有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。
（二）凡是反映本厅一般活动，在较长时间内对本厅有查考利用价值的文件材料为30年保管。
（三）凡是在短期内本厅需要查考利用的文件材料，均列为10年保管。
一般基建项目及设备文件材料，实际保管期限不得短于实际使用寿命。
第十五条 文件材料归档范围、质量、保管期限按照《国家档案局文书档案归档范围和保管期限》、《厅机关文书档案归档范围保管期限表》执行。
第十六条 机关档案主要为本机关人员查考利用。借阅党组会议记录、纪要须经办公室主任批准同意。其他单位或个人利用档案须持单位介绍信和有效证件，经办公室主任批准后借阅。借阅档案和文件必须严格履行登记手续，并认真填写档案利用效果登记表，借阅者要遵守借阅规定，不得在档案上涂改、勾划、圈点、拆卷、污损。
第十七条 根据各类档案保管期限的规定，定期对所存档案进行鉴定，准确地确定档案的存毁。档案的鉴定要在分管厅领导的领导下，由办公室和业务处室共同负责。档案的销毁由鉴定人员提出意见，登记造册，分管负责人批准后，由二人以上在指定地点监销，并在销毁清册上签字。
第十八条 厅机关档案按国家有关规定，定期向省档案馆移交。档案的收进和移出要有登记，并按照规定及时向档案主管部门报送档案工作基本情况统计表。机关处室撤销及合并时，要在机构变动前组织专人整理好档案，按规定向档案室移交，并办理移交手续。档案人员调动工作时，必须办完档案交接手续后方能离开岗位。
第十九条 对在文件材料的收集、整理、归档工作中做出突出贡献的文书和档案人员予以表彰和奖励。对玩忽职守，造成档案损失的，根据情节轻重按有关规定分别给予批评教育、经济及行政处罚直至追究刑事责任。
附件： 1、各处室文书档案归档范围和保管期限
2、
会计档案管理办法
3、档案保密规定
4、档案保管规定
5、档案鉴定和销毁制度
6、案卷质量要求
7、档案借阅办法
8、档案工作突发事件应急处置预案
附件1：各处室文书档案归档范围和保管期限
办公室文书档案归档范围、保管期限
机构名称
| 顺序号
| 归 档 范 围
| 保管期限
|
办公室
| 1
| 卫生厅颁发的卫生工作细则、办法、规定、标准、意见等
| 永久
|
2
| 卫生厅召开的全省卫生工作会议、卫生局长会议等文件材料
（1）会议请示、通知、报告、领导讲话、总结、贯彻全国卫生工作会议材料、决议、纪要、声像材料等
（2）典型材料、代表发言、交流材料、简报
| 永久
30年
|
3
| 卫生厅直属单位机构建立、更改名称、职责范围、规章制度、启用印信等文件
| 永久
|
4
| 党组会议、厅务会议、厅长办公会议记录、纪要
| 永久
|
5
| 围绕中心工作开展的重大卫生管理活动、重点工作进展情况等文件
（1）卫生厅的请示、汇报与上级机关的批复、批示
（2）没有批复的请示
|
永久
10年
|
6
| 卫生厅制定的长远规划、年度工作计划、总结、综合性统计报表、调研等方面的文件材料
（1） 全厅年度工作计划、总结
（2） 重要专题的调研材料、声像、照片等
（3） 办公室年度工作计划、总结
| 永久
永久
30年
|
7
| 省委、省政府对卫生厅工作的年度任务分解方案
| 永久
|
8
| 卫生厅及与有关单位协商办理的省人大代表建议、省政协提案的答复、会办意见、办理工作通知、任务分解、工作总结等
| 30年
|
9
| 卫生厅机要保密、安全生产、档案工作管理办法、规定、通知、重要的专题报告、总结等
|
30年
|
10
| 卫生厅编辑的内部或公开出版的书籍、文件汇编和样本、文稿、《卫生年鉴》、卫生工作大事记、台账、本厅《河北年鉴》、《卫生志》等部门提供的文稿
|
永久
|
11
| 卫生厅与其他单位联合行文的文件材料（本厅主办）
（1）卫生工作规定、规划、办法、决定等
（2）一般业务文件
|
永久
30年
|
12
| 对外宣传工作形成的文件材料、卫生工作信息、简报
| 10年
永久
10年
|
13
| 重大突发事件处理情况汇报、报告
| 永久
|
14
|
当年获得的奖杯、奖旗、奖状、牌匾等实物及特殊载体材料
（1）卫生部、省委、省政府奖励、全国性大型会议等
（2）一般的
| 永久
30年
|
15
| 卫生医疗工作中群众来信来访由办公室处理的重要信访材料
（1）省领导的重要批示、解决方案、处理结果
（2）信访工作总结、情况报告
|
永久
30年
|
16
| 厅直属单位上报的文件材料
（1） 重要管理工作中产生请示、报告等
（2） 一般性业务问题的答复回函
|
永久
30年
|
17
| 卫生厅办公楼、宿舍房屋等基建项目图纸、地下战备工程图及有关文件资料、组织机构代码证等
|
永久
|
18
| 重要的合同、协议、领导人批示件
| 永久
|
19
| 上级机关颁发的属于本机关主管业务和需要贯彻执行的文件
（1）卫生工作政策、条例、规定、办法、标准、实施意见等
（2）有关部门制发的非本机关主管业务但需要贯彻执行的文件材料
|
永久
10年
|
20
| 上级机关领导来本厅视察、检查工作时形成的文件材料
（1）通知、批示、题词、讲话、纪要、声像等
（2）接待计划、方案、汇报材料等
（3）本厅工作汇报材料
（4）接待日程安排、简报
|
永久
30年
30年
10年
|
21
| 卫生部召开的全国卫生工作会议、省委、省政府召开的与卫生工作有关的会议
（1）本厅领导在会上的发言材料
（2）领导讲话、会议纪要、通知、名单、日程安排
（3）典型材料、参考材料等
|
30年
30年
10年
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22
| 上级机关交办件（督办件）
（1）由省级领导批示并有办理结果的文件
（2）督办件登记、办理情况记录
|
30年
10年
|
23
| 厅领导、主任参加的各种领导小组等临时机构的成立、成员、变更等文件材料
| 10年
|
24
| 本厅年度发文本
| 永久
|
25
| 其他
|
|
