（5）负责会晤邀请函文本拟定和设计印制（市外侨办负责）。
　　（6）负责向拟参加会晤的国外城市发放“市长会晤邀请函”和“丝绸之路国际旅游合作联盟的邀请函及章程”，并落实国外城市参会人员（市外侨办负责）。
　　（7）负责会晤期间各项活动的外事礼宾安排和领导外事会见活动安排（市外侨办负责）。
　　（8）负责参加会晤活动领导的现场翻译（市外侨办负责）。
　　（9）负责组织实施举办“城市友好交流合作座谈会”，商讨加强城市间友好合作事宜（包括会场布置和会议主持词以及流程方案等）；（市外侨办负责）。
　　（10）负责起草会晤总体工作方案并编制会晤的经费预算（市旅游局、市财政局负责）。
　　（11）负责起草以西安市市长名义和以旅游局局长名义倡议共同发起成立“丝绸之路国际旅游合作联盟”的邀请函、《丝绸之路国际旅游合作联盟章程》、《丝绸之路国际旅游合作行动纲要》和上述文件的设计印制；负责《“丝绸之路”城市合作宣言》的设计印制（市旅游局负责）。
　　（12）负责向拟参加会晤的国内城市发放“市长会晤邀请函”和“丝绸之路国际旅游合作联盟的邀请函及章程”，并落实国内城市参会人员（市政府办公厅综合七处负责）。
　　（13）负责组织落实会议期间各类会议所需会场场地的保障以及同声传译的组织和配备；负责组织实施开幕式（包括会场布置和会议主持词、流程方案以及开幕式上代表合影）；负责组织实施闭幕式（包括闭幕式会场布置和会议主持词、签字仪式等活动的流程方案）；（市旅游局、曲江新区管委会负责）。
　　（14）负责组织实施举办“城市形象暨旅游资源推介会”和“丝绸之路国际旅游合作座谈会”（包括会场布置和会议主持词以及流程方案等）；（市旅游局、曲江新区管委会负责）。
　　（15）负责组织招募培训会晤活动志愿者（市外侨办牵头，团市委配合）。
　　（16）负责会晤活动的礼品采购发放（市旅游局负责）。
　　（17）负责编印会晤活动工作手册（市旅游局负责）。
　　（18）负责入城式、欢迎冷餐会和瓮城文艺演出的组织安排和实施（包括场地布置和流程等）；（市旅游局、曲江新区管委会负责）。
　　（19）负责新闻发布会场地安排和发布辞的起草（市旅游局负责）。
　　（20）负责参会人员的食宿安排（市旅游局负责）。
　　2．秘书组
　　由市政府研究室一位领导兼任组长，人员从市政府研究室、市旅游局、市外侨办、市会展办抽调组成。

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