四、负责档案库房管理制度的落实，遵守业务规范和保密制度，经常性地检查档案存放状态，作好记录，发现档案缺损、损坏的应及时报告，查明原因。
五、按规范要求，办理档案转出、迁出更正、销毁等业务。对咨询、复制、查阅档案者，依照规定的程序，办理报告、登记手续，做到耐心接待，热情服务。
附件3
宁波市农机监理档案立卷建档制度
一、依法建立各类农机监理档案，做到一机一档、一证一档、一案一档。完整地保存申请人提交的各类档案资料，记录办理牌证等各项业务岗位工作流程记录及签注的事项；事故及违章处理情况。
二、档案资料按国际A4纸尺寸，在规定期限内，由档案岗装入专用档案袋内。档案袋按规定记载，采用竖放式，依编号顺序由上而下，由左至右排列存入档案柜内。
三、档案柜尽可能采用铁制柜，柜门的左上角贴上标签，注明类别及起止序号。
四、任何单位和个人不得擅自涂改，故意损毁或伪造档案。复制的档案资料必须保持原貌，不得修改。补建的档案需报经省监理所审核，出具核对公函。
五、按县域建总账，按乡镇建分台帐。机车档案台账内容：序号、单位、姓名、机型、号牌、登记日期；驾驶证档案台账内容：序号、单位、姓名、机型、身份证号、档案号、发证日期；事故档案只设总账，以事故时间顺序，内容：序号、当事人单位、姓名、机型、事故发生地、事故时间及是否结案，每年装订成册；违章处罚档案只设总账，以时间顺序排列，包括序号、违章人姓名、住址、身份证号、机型、牌照号、违章时间、地点及处理情况，每年装订成册。
附件4
宁波市农机监理档案利用保管制度
一、监理档案主要为本系统监理工作服务，本系统人员查阅档案，一般在阅览室或阅览区域进行，需要借出时，须经县级农机业务领导岗同意。
二、建立档案借阅登记清册，登记借阅人姓名、单位、日期、数量、内容、归还日期和批准人。已入库的档案原则上不得出库，法律规定除外。
