第九条 归档材料中如有文件、材料说明，均应填写在备考表内。同时，将立卷人、检查人的姓名和归档时间填写清楚。
第十条 新形成的档案材料应定期装订到卷内。
第三章 档案管理
第十一条 食品流通许可档案材料应及时向档案管理人员送交，送交时须确保文件齐全，图文字迹清晰，格式标准统一。档案管理人员须做好归档文件的接收、整理、保管、利用、统计等项工作。
食品流通许可档案管理人员接收档案时，应检查案卷内容，符合要求的予以接收，并办理档案移交手续；对不符合要求的，档案管理人员不予接收。
第十二条 食品流通许可档案为永久性保管档案。
第十三条 核发食品流通许可的工商行政管理机关，必须建立食品流通许可档案室或档案存放专柜。食品流通许可档案要有专门装具，并具有防盗、防火、防潮、防鼠、防虫、防光（紫外钱）、防尘等设施功能。
第十四条 食品流通许可档案应明确管理人员，管理人员应熟悉食品流通许可业务和档案管理业务，并保持相对稳定。管理人员调动工作时，应在离职前做好档案的移交工作，办理移交手续。
第十五条 食品流通许可档案管理人员应定期对档案进行安全检查和清点，并作记录。对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施，并进行修补和复制。发现案卷丢失的，应立即向领导汇报，并积极查找，写出处理报告、并按有关规定对相关责任人予以处罚。
食品流通许可声像档案应根据其保管期限定期复制。
第十六条 已取得食品流通许可的食品经营者在经营活动期间，其食品流通许可档案须妥善保管。经营地址迁移时，应由所在地工商行政管理机关负责将有关档案文件移交迁入地的工商行政管理机关管理。档案迁出、迁入应记录备案。
第十七条 对需要移交给档案管理机关的档案，应当依照国家
档案法和有关规定，共同确定移交档案的种类、日期等事宜，及时办理移交手续。
