“调查结论”栏应当由办案机构经过全面、客观调查取证后，最后认定的违法事实，以及根据案件调查情况作出调查结论；涉及行政处罚规定有裁量幅度时，办案机构应根据当事人违法事实和情节，依据行政处罚自由裁量权基准确定裁量幅度。对立案的违法事实不存在的，应当写明建议终结调查并结案等内容；对依法应给予行政处罚的，应当写明给予行政处罚的种类、幅度及法律依据等。
“听证、集体研判的结论和意见”栏应当写明案件经听证和集体研判的情况。
“办案机构负责人处理意见”栏应当写明案件由办案机构根据案件调查情况和有关法律、法规的规定提出处理意见，由负责人签字。
“法制工作机构意见”栏，应当写明具体审核意见，由负责人签字。
“行政机关负责人审批意见”栏，由住房和城乡建设行政执法机关负责人写明意见。对重大、复杂或者争议较大的案件，行政执法机关的负责人应当组织集体讨论，对案件进行分析和审议。
第二十八条 住房和城乡建设行政处罚决定书是指住房和城乡建设行政执法机关依法适用一般程序，对当事人作出行政处罚决定时使用的文书。
对违法事实的描述应当全面、客观，阐明违法行为的基本事实，即何时、何地、何人、采取何种方式或手段、产生何种行为后果等。
应当对当事人陈述（申辩）意见的采纳情况及理由予以说明；对经过听证程序的，文书中应当载明。
作出处罚决定所依据的法律、法规、规章应当写明全称，列明适用的条、款、项、目。
有从轻或者减轻情节，依法予以从轻或者减轻处罚的，应当写明。
第二十九条 送达回证是指住房和城乡建设行政处罚机关将执法文书送达当事人的回执证明文书。
“送达单位”指执法机关：“送达人”指执法机关的执法人员或委托的有关人员：“受送达人”指案件当事人：“收件人”不是当事人时，应当在备注栏中注明其身份和与当事人的关系。
第三十条 住房和城乡建设行政执法结案报告是指案件终结后，办案机构报行政机关负责人的文书。
结案报告应当对案件的办理情况进行总结，对给予行政处罚的，写明处罚决定的内容及执行情况；不予行政处罚的应当写明理由；予以撤销案件的，写明撤销的理由。
第四章 文书归档及管理
第三十一条 一般程序案件应当按照一案一卷进行组卷；材料过多的，可一案多卷。
简易程序案件可以多案合并组卷。
第三十二条 卷内文书材料应当齐全完整，无重份或多余材料。
第三十三条 案卷应当制作封面、卷内目录和备考表。
案卷封面“案名”应当由当事人和违法行为定性两部分组成，例如：关于×××未取得施工许可证擅自施工案。
卷内目录应当包括序号、材料名称、页号和备注等内容，按卷内文书材料排列顺序逐件填写。
备考表应当填写卷中需要说明的情况，并由立卷人、检查人签名。
第三十四条 案件文书材料按照下列顺序整理归档：
（一）案卷封面；
（二）卷内目录；
（三）行政处罚决定书；
（四）立案审批表；
（五）询问笔录、现场检查（勘验）笔录、抽样取证凭证、证据登记保存清单、登记物品处理通知书；
（六）案件处理审批表、行政处罚告知书等；
（七）行政处罚听证会通知书、听证笔录、行政处罚听证会报告书等听证文书；
（八）执行的票据等材料；
（九）罚没物品处理记录等；
（十）送达回证等其他有关材料；
（十一）行政执法结案报告；
（十二）备考表。
第三十五条 不能随文书装订立卷的录音、录像等证据材料应当放入证据袋中，并注明录制内容、数量、时间、地点、制作人等，随卷归档。
第三十六条 当事人申请行政复议和提起行政诉讼或者行政机关申请人民法院强制执行的案卷，可以在案件办结后附入原卷归档。
第三十七条 卷内文件材料应当用阿拉伯数字从“1”开始依次编写页号；页号编写在有字迹页面正面的右上角和背面的左上角；大张材料折叠后应当在有字迹页面的右上角编写页号；A4横印材料应当字头朝装订线摆放好再编写页号。
第三十八条 案卷装订前要做好文书材料的检查。文书材料上的订书钉等金属物应当去掉。对破损的文书材料应当进行修补或复制。小页纸应当用A4纸托底粘贴。纸张大于卷面的材料，应当按卷宗大小先对折再向外折叠。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。
第三十九条 案卷应当整齐美观固定，不松散、不压字迹、不掉页、便于翻阅。
第四十条 办案人员完成立卷后，应当及时向档案室移交，经档案室验卷人验收合格即可进行归档。
第四十一条 案卷归档，不得私自增加或者抽取案卷材料，不得修改案卷内容。
第四十二条 本规范由广东省住房和城乡建设厅负责解释。
第四十三条 本规范自2012年2月1日起施行。
附件：广东省住房和城乡建设行政执法处罚文书
附件：
广东省住房和城乡建设行政执法处罚文书格式
目 录
一、住房和城乡建设行政执法处罚文书格式
1.住房和城乡建设违法违规案件受理登记表
2.住房和城乡建设违法违规案件立案审批表
3.住房和城乡建设行政执法调查通知书
4.住房和城乡建设行政执法现场检查（勘验）笔录
5.住房和城乡建设行政执法现场检查（勘验）笔录尾页
6.住房和城乡建设行政执法调查询问笔录
7.住房和城乡建设行政执法调查询问笔录尾页
8.住房和城乡建设行政执法先行登记保存证据审批表
9.住房和城乡建设行政执法先行登记保存证据通知书
10.住房和城乡建设行政执法抽样取证审批表
11.住房和城乡建设行政执法抽样取证通知书
12.住房和城乡建设行政执法抽样取证物品处理通知书
13.责令停止违法行为通知书
14.责令改正违法行为通知书
15.住房和城乡建设行政处罚告知书
16.住房和城乡建设行政处罚陈述（申辩）书
17.住房和城乡建设行政处罚陈述（申辩）笔录
18.住房和城乡建设行政处罚陈述（申辩）笔录尾页
19.住房和城乡建设行政处罚陈述（申辩）复核意见书
20.住房和城乡建设行政处罚听证告知书
21.住房和城乡建设行政处罚听证申请书
22.住房和城乡建设行政处罚听证会通知书
23.住房和城乡建设行政处罚听证公告
24.住房和城乡建设行政处罚听证笔录
25.住房和城乡建设行政处罚听证笔录尾页
26.住房和城乡建设行政处罚（ ）笔录续页
27.住房和城乡建设行政处罚听证报告书
28.住房和城乡建设行政处罚案件集体讨论笔录
29.住房和城乡建设行政处罚意见审批表
30.案件移送函
31.住房和城乡建设行政处罚决定书
32.送达回证
33.住房和城乡建设行政处罚强制执行审批表
34.住房和城乡建设行政处罚强制执行申请书
35.住房和城乡建设行政处罚延期（分期）缴纳罚款审批表
36.住房和城乡建设行政处罚延期（分期）缴纳罚款通知书
37.住房和城乡建设行政执法当场处罚决定书
38.住房和城乡建设行政执法案件结案报告
二、住房和城乡建设行政执法处罚案卷资料文书格式
39.单位营业执照（事业单位法人证书）
40.自然人身份证件复印件
41.法定代表人证明
42.法定代表人身份证件复印件
43.授权委托书
44.被委托人身份证件复印件
45.有关单位审批材料
46.视听资料证据
三、住房和城乡建设行政执法处罚案卷卷宗格式
47.住房和城乡建设行政处罚案卷封面
48.住房和城乡建设行政处罚卷宗目录
49.住房和城乡建设行政处罚证据材料备考表
50.住房和城乡建设行政处罚立卷、验卷情况记载
住房和城乡建设行政执法处罚文书格式
住房和城乡建设违法违规案件受理登记表
案件来源
| □投 诉 □举 报 □检查发现 □上级交办 □其 它
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单位名称
或 者
个人姓名
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| 联系
方式
|
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受 案
时 间
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| 案 发时 间
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| 案 发
地 点
|
|
当
事
人
情
况
| □单位
| 名 称
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| 法定代表人
| 姓 名
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职 务
|
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地 址
|
| 联 系 电 话
|
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□公民
| 姓 名
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| 性别
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| 年 龄
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住 址
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| 联 系 电 话
|
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案情
记录
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经办
人意见
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签字： 年 月 日
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办案机构
负责人意见
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签字： 年 月 日
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