上海市绿化和市容管理局办公室关于印发上海市绿化和市容管理局关于加强文件阅读管理的若干意见
（沪绿容办〔2011〕7号）
局各直属单位：
为进一步加强局机关、直属单位文件阅读管理工作，严格规范文件传阅流程，不断提高文件传阅效率和质量，现将《上海市绿化和市容管理局关于加强文件阅读管理的若干意见》印发给你们，请遵照执行。
附件：上海市绿化和市容管理局关于加强文件阅读管理的若干意见
二○一一年一月二十七日
附件：
上海市绿化和市容管理局关于加强文件阅读管理的若干意见
一、本意见所适用的文件范围主要为中央文件、市委文件。
二、文件阅读管理的流程为：接受、登记、分发、传阅、清退、销毁、归档。
三、文件接受：各处室、直属单位领受文件时，须核对清单上所列文件名、文号与传阅文件是否一致，检查文件是否完整。核对无误后，须在清单上签名确认。
四、文件登记：各处室、直属单位应建立登记制度，严格履行签字手续。按照有关规定，须对文件的收文日期、来文单位、文号、标题、密级、份数及处理情况等进行登记，并标注本单位收文序号。局机关各处室自行收到的公文，应交由局办公室统一收文登记后再办理。
五、文件分发：各处室、直属单位应严格按照文件的阅读范围，做好文件分发、传阅工作，并签字登记。
六、文件传阅
1、各处室、直属单位应落实专人统一负责文件的传阅管理，随时掌握公文传阅去向，避免漏传、误传和延误。
2、文件传阅过程中，个人不得长时间保存密级文件。确因工作需要暂时使用的涉密文件，须履行借阅手续，工作完毕及时交回。借阅期一般不超过5个工作日。借阅文件要严格管理，不能转借。
3、严禁在处室、直属单位间横向传阅中央文件、市委文件；严禁将机要文件携带外出。
4、各处室、直属单位不能自行复制涉密公文。复制上级机关的秘密公文，须经发文机关批准或授权。确需复制的，应从严控制并严格履行报批手续，经批准后再行复制。翻印件应注明翻印机关名称、翻印时间和份数。复印件应加盖复印单位戳记。复印的公文与正式印发的公文同等管理。
5、传阅文件应按密级和非密级文件分类。有密级的文件应按规定存放在带锁的铁柜中保管。
