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为了加强对大会筹备工作组织领导，成立西安市筹备第二届华文教育大会工作领导小组。
组 长：岳华峰 市委常委、常务副市长
副组长：王德安 市政府副秘书长
郭艳文 市政府副秘书长、市接待办主任
梁晚晴 市外侨办主任
成 员：王作权 市委宣传部副部长
孟宗林 市公安局副局长
杨长龙 市国家安全局副局长
杨 宁 市财政局副局长
康立峰 市旅游局副局长
刘希顺 市城管执法局副巡视员
冯 超 市食品药监局副局长
薛武平 市市政局副局长
张 蔚 市市容园林局副局长
郑震国 市教育局副巡视员
关相林 市文化广电出版局副局长
刘顺智 市卫生局副局长
朱 力 西部机场副总裁
李玉旦 西安铁路局副局长
领导小组下设办公室，办公室设在市外侨办，负责协调大会的前期筹备和组织实施工作。办公室主任由梁晚晴兼任。办公室下设五个组：联络组、会务组、接待组、新闻材料组、安全卫生组。
1．联络组：由市外侨办牵头，市教育局、市财政局等部门参与。
主要职责：负责与国务院侨办、省侨办的联络工作，确认参会领导、重要嘉宾及海内外代表名单；负责会议经费的申请、审核和管理工作；协调联络各小组的工作，完成领导交办的其他工作。
2．会务组：由市外侨办牵头，市教育局等部门参与。
主要职责：负责大会开幕式、闭幕式、欢迎晚宴、第二届中华文化知识竞赛总决赛等活动方案的制定；协调落实大会各项活动的会场，设计布置会场，营造氛围；负责会议手册、报到资料、证件、背景板等的设计、印刷、制作和各种会议资料发放工作；组织实施各项活动及第二届中华文化知识竞赛总决赛；完成领导临时交办的其他工作。
3．接待组：由市外侨办牵头，市接待办、市旅游局、西部机场集团、西安铁路局等部门参与。
主要职责：负责制定大会接待方案；协调安排省、市领导会见并宴请参会贵宾事宜；负责收集国内外来宾抵离信息，安排国内外来宾的接站、送站，机票和火车票的订购；负责与会代表报到、签到与住宿分配；负责组织安排志愿者并进行礼仪培训；负责组织参观考察和用餐；负责落实会议期间所需车辆及调配，保障大会工作人员的食宿和基本工作条件；完成领导临时交办的其他工作。
4．宣传材料组：由市委宣传部牵头，市外侨办、市文化广电出版局等部门参与。
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