第七条 本制度经2009年11月11日第一届理事会第二次常务理事会审议通过，自颁布之日起生效。本制度由理事会解释。
汕头市城市规划协会印章、文件管理制度
第一条 为确保协会各项工作规范、高效、优质， 依据《
广东省行业协会条例》和《汕头市城市规划协会章程》制定本制度。
第二条 秘书长是本会印章、文件管理的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，各部（室）依照本管理制度履行职责。
第三条 秘书处行文使用两个文号，即“汕规协字”和“汕规协秘字”。“汕规协字”适用于以协会名义发出的文件，包括上行文、对会员单位等的正式文件，该文号需加盖协会印章。“汕规协秘字”是以秘书处的名义发出的文件，主要是各部（室）具体业务工作文件和秘书处的内部事务管理文件等，该文号需加盖秘书处印章。
第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。秘书处对文件负责审核，报秘书长或理事长批示签发，并负责文件的文号编发、承印等工作。
第五条 以“汕规协字”发出的各类文件需经本协会理事长或常务副理事长签发，以“汕规协秘字”发出的各类文件需经本会秘书长签发。
第六条 行文执行登记制度，由秘书处专人负责。
第七条 各类文件行文需使用《汕头市城市规划协会行文呈批表》。
第八条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。
第九条 秘书处根据来文来函的保密等级填写《汕头市城市规划协会文件传阅处理表》，报秘书长、常务副理事长或理事长阅批。
第十条 每年协会或秘书处行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。
