（四）常委会办事机构、专门委员会工作机构应于每年第一季度完成上年度档案材料的归档工作，并向秘书科移交；会计档案，于下一年度移交；基建档案，在工程竣工验收合格后三个月内移交；电子档案，在每季度第一个月移交；实物档案，视情况随时移交，但最长不超过六个月；
（五）常委会办事机构、专门委员会工作机构移交的档案材料，应符合下列要求：
1、文件一式两份，并附文件的纸质底稿和电子版；
2、归档的照片，文字说明要包含时间、地点、人物、事由、背景和摄影者等要素，准确反映照片的内容；
3、归档的电子档案，必须声音清晰，画面清楚。
（六）实物档案（包括各种荣誉证书、奖状、锦旗、奖杯以及受赠的纪念品和废止的各种印章等），应尽量保持完整不破损；
（七）移交各类档案，应填写移交清单，由交接双方签字；
（八）对市人民代表大会、市人大常委会、常委会主任会议、秘书长会议以及常委会承办的重要会议的文件材料，秘书科应于会议结束后三个月内归档；
（九）秘书科应按市档案管理主管部门的要求，定期移交档案。移交的档案应符合馆藏档案接收标准。按时编制档案明细表及电子目录，报送市档案管理主管部门。
三、档案的保管
（一）为便于档案保管和利用，机关文书档案一般按不同的载体及类型、“年度－问题”进行分类、保管。
特殊材质的档案可单独分类、保管：电子档案，可分为录音、录像、光盘等；会计档案，按会计年度分类；基建档案，按工程项目分类；实物档案，按实物的性质分类；
（二）秘书科应编制案卷目录、全引目录等检索工具，并逐步使用微机检索、查询；
（三）档案库房要设有安全保护措施，符合防火、防盗、防潮、防尘、防高温、防光、防虫、防鼠等要求，确保档案的安全；
（四）档案排列应系统反映档案整理分类的具体成果，并依次按自上而下、自左而右的顺序进行；
（五）库房内应编制档案存放位置索引。档案橱柜应有统一的显示档案门类的标牌；
（六）每半年检查一次室藏档案，并填写检查记录。对已破损或字迹褪色的重要档案要及时修复或复制，最大限度地延长档案寿命；
（七）档案进、出要填写登记簿，严格交接手续，做到准确无误；
