4、拟办。登记、分类、编号后的公文和重要文件，先送办公室主任签署拟办意见，文档管理人员按拟办意见送有关领导批办或交有关部门传阅、办理。
5、批办。重要公文和文件，根据办公室主任拟办意见送局有关领导签署批办意见，根据领导批办意见送交有关部门办理或传阅。
6、传阅。需传阅的文件要及时送交有关人员传阅，传阅文件使用传阅夹，按阅文领导成员和科室负责人一人一夹。文件传出时要登记，收回时要清点、注销。阅文人员收到阅件后要及时阅文并签字退回，不得积压。
7、承办。需办理的文件要及时送交有关人员承办，急需办理的文件和密级文件要在文件上标明“急件”、“密件”字样。承办科室要按文件要求和领导批办、拟办的意见，认真、负责、迅速地办理，不得拖延、推诿、积压。需回复的文件要按要求及时回复。不属本科室办理的，要迅速退回并说明理由。
批办的文件涉及两个科室以上的，交主办科室阅办，由主办科室负责主动会同有关科室协商办理，并负责收回。
8、催办。文件传出后，文档管理人员要及时检查、掌握文件运转和处理情况，并及时催办，避免积压，一般每三天催办一次，急件随时催办，并适时将催办结果向有关领导汇报。文件办结后，承办人或科室须将办理结果填写在文件处理单上，并向交办领导汇报，文件签字后及时退交办公室。
9、归类。阅办完毕或暂不用的文件，应集中归类存放。归类按登记时的分类和序号，每类一夹，在文件夹脊背上注明来文单位（机关），按来文单位（机关）级别或重要程度依次排列在文件橱内。
10、借阅。借阅文件要严格借阅手续和限定借用时间，出借文件必须填写“文件借阅单”，办公室主任同意，借阅人签字，同时要限定阅文地点和还文日期。
11、检查。文档管理人员对所管文件须经常检查、清点，每天下班前要检查文件收回情况，每周核对一次，每季全面检查、整理一次，每逢节假日要将在传阅中的文件全部收回。
12、清退。按照有关规定要求及时整理清退。机密文件按通知单要求及时清退。
13、销毁。对没有保存和归档价值，不需要留存的文件、材料、刊物等，经鉴定登记报办公室主任和分管领导批准后予以销毁。销毁文件要按上级规定要求销毁，严禁向收购部门或个人出售。
14、立卷、归档、销毁。按本局《档案管理制度》规定办理。
三、发文处理程序
