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1、各中小学、幼儿园和中等职业学校（技工学校）的主管部门负责各校上报纸质材料的初审工作。其中义务教育学校、高中、特殊教育学校和教育部门主办的中等职业学校、幼儿园的材料初审工作由县（市）、区级教育部门负责；技工学校的材料初审工作由县（市）、区级劳动保障部门负责；其他公办普通中专、幼儿园的材料初审工作由其主管部门负责。
各学校主管部门初审主要审核在册正式教职工的职务职称、岗位身份、编制情况、工资收入等方面的情况；审核离退休人员的退休前职务职称、离退休费等方面的情况。如审核不合格，则退回学校修改并重新上报。初审合格后，学校主管部门主要负责人在学校上报材料上签字并加盖单位公章后，上报县（市）、区领导小组办公室，同时通知学校通过管理系统提交电子数据。
各级教育行政部门要负责做好中小学校代课人员的调查统计工作，认真填写《湖北省中小学校代课人员统计表》（表格下载地址同上）。
（三）信息的审核与公示
1、学校主管部门负责汇总所属学校的在册正式教职工和离退休人员基本情况汇总表，初审合格并签字盖章后统一送县（市）、区领导小组办公室，由领导小组办公室协调相关单位进行审核。财政、人事部门在审核在册正式教职工基本信息的同时，根据离退休人员工资审批情况和财政供养情况，审核离退休人数和离退休费。
2、审核工作结束后，由县（市）、区编办对在册正式教职工和离退休人员姓名和工作单位进行公示。
3、市直中小学校（职业中专）、幼儿园、技工学校在册正式教职工与离退休人员的信息审核与公示工作，按照以上程序进行。
（四）信息上报
1、审核结束、公示无异议后，各县（市）、区领导小组办公室打印好《湖北省中小学在册正式教职工基本情况表》、《湖北省中小学离退休教职工基本情况表》、《湖北省中小学教职工基本情况调查统计汇总表》，经机构编制、教育（或劳动保障或其他学校、幼儿园主管部门）、财政、人事部门确认并报当地政府主要负责同志签字并加盖公章后，于2009年4月5日前以政府名义报襄樊市加强中小学教师队伍建设领导小组办公室。同时，通过管理系统将本县（市）、区在册正式教职工和离退休人员电子数据上报（表格下载地址同上）。
2、报送的材料要求：《湖北省中小学教职工基本情况调查统计汇总表》、《湖北省中小学在册正式教职工基本情况表》和《湖北省中小学离退休教职工基本情况表》各一式二份。同时报送《湖北省中小学校代课人员统计表》一式二份（加盖教育部门公章）（表格下载地址同上）。
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