四、要正确选择使用文种。
《办法》规定法定文种13种，州及以下行政机关有权使用除命令（令）、公告以外的11种。要区别使用“报告”或“请示”，请示应当一文一事，报告不得夹带请示事项。要求上级批转或转发的报告，可以提出意见和建议，但必须另写“请示”，“请示”中要说明要求批转或转发“报告”的理据以及与有关部门会签的情况，“报告”附在“请示”之后。向不相隶属机关行文（包括下级政府向上级政府有关部门、同级政府部门之间商洽工作）用“函”的文种。
五、要及时反馈意见。州政府拟发文（包括规范性、政策性文件和会议纪要）、县（市）或部门的请示件需要相关部门提出处理意见的，州政府办公室（文电处）通过州政府办公业务网或传真形式或邮寄方式征求意见，相关县（市）政府、州政府相关部门必须在规定的时限内反馈，因特殊原因不能及时反馈的必须说明理由，否则视为同意。向州政府办公室反馈意见原则上使用“函”的文种。涉密文件不通过网上或传真形式。
六、要按照行政层级请示报告工作。“请示”、“报告”、上行文的“意见”，只能向有隶属上下级关系的上一级机关行文，各县（市）政府及其工作部门不得越过州政府及其工作部门向上级请示和报告工作。州政府部门管理机构一般不得向州政府直接报送公文。紧急重大情况（突发性事件），在特别紧急的情况下可以越级报告。
七、部门一般不得向下一级政府正式行文。州政府各部门（包括政府组成部门、直属机构、直属事业单位、议事协调机构）除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向县（市）政府正式行文（文件式格式），如需印发规范性、政策性文件，应报州政府批转或由州政府办公室转发。因特殊情况确需向县（市）政府正式行文的，应当报经州政府批准，并在文中注明经州政府同意。州政府各部门也不得指令县（市）政府向本部门报文。州政府各部门制发的公文，不得指令县（市）政府以政府文件转发。
八、不得向州政府领导个人“直送”公文。各县（市）政府、州政府各部门不得将上报公文的主送机关写成州政府领导的姓名或姓名加职务，更不能多头主送几位领导，也不得抄送领导个人；不得越过州政府办公室将上报州政府的公文直送领导个人，也不得在信封上写领导同志个人收；向州政府报送“请示”“报告”和“意见”，要以本机关名义，不要以机关负责人个人名义；领导同志秘书收到直接向领导个人报送的公文，除领导交办和必须直接报送的绝密事项外，应转交文秘部门按程序办理。
