江西省人力资源和社会保障厅、江西省档案局关于印发《江西省社会保险业务档案管理实施办法》的通知
（赣人社字[2010]59号）
各市、县（区）人力资源社会保障（劳动保障、人事劳动保障）局、档案局：
为贯彻执行人力资源和社会保障部和国家档案局联合颁布的《
社会保险业务档案管理规定（试行）》（以下简称
《规定》），江西省人办资源和社会保障厅和江西省档案局联合制定了《江西省社会保险业务档案管理实施办法》，现印发给你们，请认真贯彻执行。
江西省人力资源和社会保障厅
江西省档案局
二0一0年二月一日
江西省社会保险业务档案管理实施办法
第一条 根据《
社会保险业务档案管理规定（试行）》，结合江西省实际，制定本实施办法。
第二条 本省依法经办养老保险、医疗保险、失业保险、工伤保险、生育保险等社会保险业务的机构（以下简称社会保险经办机构）管理社会保险业务档案。
第三条 本办法所称社会保险业务档案，是指社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。
第四条 人力资源社会保障行政部门负责社会保险业务档案管理工作的组织领导。社会保险经办机构应建立社会保险业务档案室（以下简称档案室），负责社会保险业务档案的收集、整理、保管、统计、鉴定、销毁和利用等管理工作，并接受档案行政管理部门的业务指导。
社会保险业务档案由县级以上社会保险经办机构档案室集中保存。县级以下的社会保险经办机构应定期将社会保险业务档案送县级社会保险经办机构档案室保存。
第五条 社会保险经办机构应明确分管业务档案的领导，配备专门的具有较高素质的档案管理人员，并通过档案岗位资格培训，获得档案人员上岗资格证书。
社会保险经办机构档案室应有足够面积的档案库房、技术用房、档案阅览室和档案陈列展览厅。档案库房应配备必要的设施，使其达到防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防霉、防尘、防光要求。应根据档案管理和利用需要配备适应档案现代化管理要求的技术设备。
第六条 社会保险经办机构应当建立健全社会保险业务档案管理制度，认真落实社会保险业务文件材料归档和档案管理、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务文件材料归档齐全完整，档案保管安全、存放有序，严防毁损、遗失和泄密。
第七条 社会保险经办机构业务部门要指定专职或兼职档案人员按照《江西省社会保险业务材料归档范围与档案保管期限表》（见附件2）规定的归档范围，及时将本部门各岗位人员手中已办结的社会保险业务材料收集齐全，定期向本单位档案室归档，并办理归档交接手续。
归档的社会保险业务材料要确保内容完整、准确、系统，字迹、印章和日期齐全清晰，制成材料要符合耐久性要求，不能有热敏纸，不能有铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、复写纸等书写的字迹。保管期限为永久和30年以上的要剔除金属物。归档的电子文件要真实有效。
归档的社会保险业务材料应保持每份材料之间联系紧密、衔接有序，并按照主表在前、附件在后，审核结果在前、审核依据在后，重要凭证在前、次要凭证在后的原则排序。
第八条 社会保险业务档案分类应当按照社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理、保管和检索利用为原则，采用“年度-险种-业务环节”方法，依据《江西省社会保险业务材料归档范围与档案保管期限表》确定的类别和类别代号对社会保险业务材料进行分类、组卷、编号。不同年度、不同险种、不同业务类别的业务文件材料应归入不同案卷，不得混合组卷。
第九条 社会保险机构档案室应对已组成的案卷进行编目。案卷内业务材料有书写内容的页面要编写页号。单面书写的业务材料在其右下角编写页号，双面书写的业务材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。卷内目录和备考表不编写页号。
社会保险机构档案室应用档案管理信息系统著录案卷目录和卷内目录，建立业务档案的案卷级目录数据库和文件级目录数据库。应使用计算机打印案卷封面、案卷目录、卷内目录和备考表。案卷目录、卷内目录和备考表式样见图1。
案卷封面分为外封面和内封面两种。外封面印制在档案盒的正表面，内封面装订在案卷上。案卷封面式样见图2。
案卷封面填写。案卷题名应简明、准确地揭示卷内社会保险业务文件材料的内容。立卷单位填写负责社会保险业务材料组卷的社会保险机构。起止日期填写案卷内社会保险业务材料形成的起止日期。保管期限依据保管期限表的规定填写组卷进划定的保管期限。密级应根据保密规定填写卷内业务材料的最高密级。档号应填写全宗号、年度、险种代号、业务环节代号、案卷号。全宗号由各社会保险机构向同级档案行政管理部门申请。案卷脊背的项目有保管期限、档号、案郑题名，填写内容与同卷的案卷封面相同。保管期限、档号横向填写，案卷题名竖写。式样见图3。
卷内目录填写。卷内目录的序号应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内社会保险业务材料件数的顺序。文件编写应填写社会保险业务材料的文号。责任者应填写社会保险业务材料的形成部门或主在责任者。文件材料题名填写社会保险业务材料的全称。日期填写社会保险业务材料的形成日期。页号应填写每件社会保险业务材料首尾页上标注的页号。卷内目录排在卷进内社会保险业务材料首页之前。
备考表的填写。备考表的说明内容包括案卷内社会保险业务材料的件数、页数以及在组卷和提供利用过程中需要说明的问题。立卷人应由责任立卷人签名。立卷日期填写完成立卷的日期。检查人应由案卷质量审核者签名。检查日期填写审核的日期。卷内备考表排在卷内社会保险业务材料之后。
第十条 社会保险业务档案的案卷统一采用三点一线的形式装订。案卷内不同幅面的社会保险业务材料要折叠为统一幅面，破损的材料要先修复。幅面一般采用国际标准A4型（297㎜×210㎜）。
第十一条 社会保险业务档案案卷采用无酸卷盒包装。郑盒式样同图4。卷盒的外表面规格为：305㎜×220㎜，厚度分别为20㎜、30㎜、40㎜、50㎜四种。
卷内目录、卷内备考表规格为297㎜×210㎜。
其它规格执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）。
第十二条 保险业务档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为10年、30年、50年、100年，各种社会保险业务档案的具体保管期限按照《江西省社会保险业务材料归档范围与档案保管期限表》执行。
社会保险业务档案定期保管期限为最低保管期限。社会保险业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。
第十三条 社会保险经办机构档案室应建立档案借阅制度，依法为参保单位、参保个人和社会保险经办机构工作人员等提供档案信息查询服务。查阅利用档案应力理借阅手续。借阅档案应在阅览室内进行，因特殊情况需要将档案借出的，须经保管单位分管领导批准，且借出时间不能超过两个星期。
第十四条 社会保险经办机构应当对保管期限已到期的社会保险业务档案进行鉴定。
鉴定工作应当由社会保险经办机构相关负责人、业务人员和档案管理人员、以及人力资源社会保障行政部六有关人员组成鉴定小组负责鉴定并提出处理意见。
鉴定中如发现业务档案保管期限划分过短，有必要继续保存的，应当重新确定保管期限。
第十五条 社会保险经办机构对经过鉴定可以销毁的档案，应编制销毁档案清册，报同级人力资源社会保障行政部门备案，经社会保险经办机构主要负责人批准后销毁。
未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
社会保险期经办机构应当派两人以上监督销毁档案。监督人员要在销毁清册上签名，并注明销毁的方式的时间。销毁清册永久保存。
第十六条 按照有关规定，永久保存的社会保险业务档案在社会保险经办机构保存一定时间后，应向同级国家综合档案馆移交。其中，省级社会保险经办机构保存满20年，设区市级社会保险经办机构保存10年，县级社会保险经办机构保存5年。
第十七条 社会保险经办机构有下列行为之一的，限期改正，并对直接负责的工作人员、主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；给参保单位或者个人造成损失的，依法承担赔偿责任：
（一） 不按规定归档或者不按规定移交档案的；
（二） 伪造、篡改、隐匿档案或者擅自销毁档案的；
（三）玩忽职守，造成档案遗失、毁损的；
（四） 违规提供、抄录档案，泄漏用人单位或者个人信息的；
（五）违反社会保险业务档案和国家档案法律、法规的其他行为。
第十八条 各类社会保险业务档案中涉及会议、电子文档等档案材料，国家有特别规定的，从其规定。
第十九条 本办法自颁布之日起施行。
附件：
社会保险业务材料分类、归档范围与保管期限表
险种及代号
| 业务环节及代号
| 归档范围
| 保管期限
|
01
| 社会保险管理类
| 01
| 参保单位登记材料
| 01
| 参保单位
| 《社会保险登记表》
| 永久
|
营业执照、事业单位法我登记证、社会团体法人登记证、民办非企业单位登记证、批准成立证件或其他核准执业证件复印件
| 永久
|
组织机构统一代号证书复印件
| 永久
|
法人代表身份证明复印件
| 永久
|
成建制转入的，转出地社会保险经办机构开具的社会保险关系转移文本和单位及职工的参保信息
| 永久
|
委托银行代扣缴费的《银行代扣协议》
| 永久
|
上一级社会保险经办机构关于参保登记的批件
| 永久
|
当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料
|
02
| 变更登记
| 《社会保险变更登记表》
| 永久
|
新的工商营业执照、事业单位法人登记证、社会团体法人登记证、民办非企业单位登记证、批准成立证件或其他核准执业证件复印件
| 永久
|
新的组织机构统一代码证书复印件
| 永久
|
新的法人代表身份证明复印件
| 永久
|
新的银行开户证明或银行账号变更证明
| 永久
|
当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料
| 永久
|
03
| 注销登记
| 《社会保险注销登记表》
| 永久
|
补注销或吊销营业执照通知
| 永久
|
法院载定企业破产等法律文书
| 永久
|
单位主管部门批准解散、撤销、合并、终止的有关文件
| 永久
|
有关部门批准跨统筹地区迁移及转入地社会保险经办机构同意接收的证明
| 永久
|
当地人力资源社会保障行政部门和社会保险经办机构规定的其他材料
| 永久
|
02
| 参保人员登记材料
| 01
| 单位人员参保登记
| 《社会保险参保人员登记表》
| 100年
|
居民身份证复印件
| 100年
|
《劳动合同》（相关页）复印件
| 100年
|
军转干部审批表、大中专院校毕业生派遣证和报到证、《劳动合同》等有关用工手续复印件
| 100年
|
《退休审批表》
| 100年
|
