第七条 案卷评查可以采取定期评查与不定期评查相结合的方式进行。案卷评查对象可以是本省所有新闻出版（版权）行政机关，也可以是部分行政机关。省局每两年组织一次全省新闻出版（版权）行政执法案卷评查，适时组织本局机关业务处室行政执法案卷评查，不定期组织对全省行政执法案卷的抽查。
第八条 案卷评查结果可以分为优秀、合格、不合格，可以适当形式予以通报或者公布。对优秀案卷应予表彰，并可组织展览、观摩等交流活动，做好优秀案卷的推广和普及工作。对经评查组织机构认定实体内容违法的案卷，应按照相关规定进行处理，对经评查组织机构认定不符合有关形式规范要求的案卷，应要求行政执法部门按本规范进行整改。
第九条 本规范所称行政执法，是指本省各级新闻出版（版权）行政机关的行政处罚、行政许可、行政强制、行政给付、行政征收等具体行政行为。本规范系行政处罚案卷的具体规定，有关行政许可、行政强制等行政执法案卷规范另行制定。
第二章 基本规范
第十条 本规范所称基本规范，是指按行政处罚一般程序（含听证程序）作出的新闻出版（版权）行政处罚案卷的实体内容规范，是反映行政执法案卷内容合法性的基本要素，包括执法主体、行政相对人、违法事实、证据效力、适用法律和执法程序等方面。
第十一条 新闻出版（版权）行政执法案卷应当客观反映行政执法活动的全过程，体现依法行政对执法活动的基本要求，即主体合法、行政相对人认定准确，事实清楚、证据确凿，适用法律正确，程序合法；对于明显达不到以上基本要求的案卷，可判为不合格卷。
第十二条 实施主体合法
（一）依法成立并具有法定职权；
（二）经过县级以上人民政府依法确认；
（三）能以自己的名义对外行使行政处罚权，并能独立承担实施行政处罚的法律后果。
行政执法机关的内设机构不得以自己的名义实施行政处罚；行政执法文书印章使用须符合规定，对外使用法律文书必须使用行政执法机关印章；行政执法机关使用“行政处罚专用章”的，应当经县级以上人民政府法制工作机构或者本级行政机关批准。
第十三条 行政相对人认定准确
（一）行政相对人必须是参与行政法律关系的公民、法人或其它组织；
（二）行政相对人必须依法能够独立行使权利；
（三）行政相对人必须依法能够承担法律责任；
（四）对行政相对人为公民、法人或其它组织的主体性质应当进行认定，在案卷中应有证明行政相对人主体资格的材料，如公民身份证件或企业营业执照复印件等；
（五）法律文书中，应对行政相对人使用全称，且前后一致。
第十四条 事实清楚、证据确凿
（一）行政处罚依据的事实应当是行政相对人实施的，违反法律、法规、规章的规定，应当由新闻出版（版权）行政执法机关予以处罚的法律事件或行为；
（二）违法事实记录应当客观真实、表述清楚，包括行政违法当事人的姓名、住址、性别、出生年月；法人或其它组织的名称、法定代表人和单位地址；违法行为的时间、地点、情节、危害程度和后果；
（三）卷内证据应当合法、有效、充分，足以证明违法案件或行为的性质、情节、危害程度和后果。
第十五条 适用法律正确
（一）行政执法机关作出具体行政执法行为的依据必须是现行有效的法律、法规、规章；
（二）予以处理的法律事实必须由作为处理依据的法律、法规、规章所调整；
（三）行政执法处理决定应当符合法律、法规、规章的规定；
（四）在法律文书中，法律、法规、规章的名称应使用全称，并准确引用到条、款、项、目。
第十六条 程序合法
（一）实施阶段应按照立案、调查、审查、决定、送达、执行等规范程序实施行政执法权，执法时间顺序不颠倒；
（二）新闻出版（版权）行政执法机关应当在规定的时限内完成立案、调查取证、作出行政处罚决定；
（三）行政执法活动必须符合法定要求；每一行政执法活动的内容、过程和结果都应当有相应的法律文书记载；
（四）行政执法过程中，必须保障当事人的知情权、陈述权、申辩权、要求听证的权利和行政救济权；
（五）行政处罚案件立案后，新闻出版（版权）行政机关应当及时进行调查取证；调查取证时行政执法人员不得少于两人，并向当事人或有关人员出示行政执法证件；
（六）违法行为经调查事实清楚、证据确凿的，调查人员应当制作行政处罚意见书，连同其它有关材料一起，经本部门负责人同意，送本机关法制工作部门复核；经过听证的案件，听证主持人应当对原拟作出的处罚决定及其事实、理由和依据加以复核，向本机关负责人提出意见；
（七）行政处罚案件立案审批表、行政处罚决定书等相关文书应当经行政执法机关负责人审查批准；经过听证的和其它较重大的行政处罚，由行政执法机关重大行政处罚案件审理委员会或行政机关负责人集体审理并讨论决定；依法应由上一级行政执法机关批准或决定的，必须上报；
（八）主要法律文书的送达应当符合法定的方式、时限，应当有相应的送达回证；
（九）依法应当移送其它机关的，必须及时移送；应当吊销营业执照或者其它许可证的，向工商行政管理机关或者公安机关提出建议；应当给予当事人或受处罚单位主要负责人行政处分的，向其所在单位或其主管部门提出建议；
（十）依照国务院《
罚款决定与罚款收缴分离实施办法》规定收缴行政处罚罚款；指派专人负责监督、核查没收出版物的销毁；报请上一级新闻出版（版权）行政机关决定对不需要销毁没收的出版物的处理方式；依照有关规定处理没收的从事非法活动的主要专用工具和设备；监督当事人停业期间的整顿情况，并在停业期满前进行检查验收；
（十一）行政执法机关依法强制执行或申请人民法院强制执行的，必须严格依法办理，使用规范的法律文书。
第三章 文书规范
第十七条 行政执法活动的过程应当形成文书材料；文书制作应当格式统一、内容完整、表述清楚、用语规范；部分行政处罚文书示范文本格式参见《关于印发施行全省统一的新闻出版（版权）行政执法文书的通知》（苏新出发［2007］76号），其余相关文书参见附件。
第十八条 行政处罚案卷，应当包括下列文书材料和内容：
（一）行政处罚决定书；
（二）立案文书材料；
（三）调查取证文书材料；
（四）审查、告知材料；
（五）执行文书材料；
（六）结案文书材料；
（七）相关文书的送达回证。
第十九条 行政处罚决定书宜采用说理式文书形式，内容翔实、表述完整；自由裁量应说明理由；送达回证应单独制作，第一联“随档联”应有收件人签名。
第二十条 立案文书材料主要有案件受理登记表、行政处罚案件受理通知书、行政处罚案件立案审批表等；立案理由应载明违法行为发生的时间、地点、初步查明的违法事实及造成的危害和影响，可能违反的行政法律、法规和规章的名称、条款等。
第二十一条 调查取证文书材料主要有现场检查（勘验）记录、询问笔录及实施抽样取证、证据先行登记保存、查封、扣押等行为的相关文书材料。
现场检查（勘验）记录应当一个现场制作一份记录，应准确、客观地记载现场情况，包括有关的数据、位置、状态、程度等；记录中应有行政执法人员表明身份、出示执法证件的相关记载；记录有修改的，应由被检查人在修改处压指印；检查（勘查）记录应要求被检查人核对确认，逐页签名并在末页注明日期；被检查人拒绝签字的，行政执法人员应在笔录上注明情况；检查（勘验）人、记录人员应在记录上逐页签名并在末页注明日期。
询问笔录应当一份笔录对应一个被询问人；笔录中应有行政执法人员表明身份、出示执法证件及告知当事人享有相关权利的记载；询问内容包括反映本案事实的时间、地点、行为、情节、后果等；笔录有修改的，应由被询问人在修改处压指印；询问笔录应要求被询问人核对确认，逐页签名并在末页注明日期；被询问人拒绝签字的，行政执法人员在笔录上注明情况；询问人、记录人员应在笔录上逐页签名并在末页注明日期。
调查取证过程中，行政执法机关为鉴定检验样品，需要抽样取证的，应制作《抽样取证通知书》、《抽样取证物品清单》；对抽样取证物品处理应制作《抽样取证物品处理通知书》、《抽样取证物品处理清单》（相关文书参见附件1）。
证据可能灭失或以后难以取得情况下采取先行登记保存，应当经过本机关负责人批准，情况紧急来不及办理的，执法人员可以先行采取措施，事后及时补办手续。《证据先行登记保存审批表》应当写明证据先行登记保存理由，即简要案情及法律、法规、规章依据；证据先行登记保存应制作《证据先行登记保存通知书》、《先行登记保存证据物品清单》；对先行登记保存的证据，应当在7日内作出处理决定，并制作《先行登记保存证据物品处理通知书》、《先行登记保存证据物品处理清单》（相关文书参见附件2）。
依法采取查封、扣押行政强制措施的，行政执法人员在采取该措施前应当填写《查封、扣押审批表》，报本机关负责人批准；情况紧急来不及办理的，执法人员可以先行采取措施，事后及时补办手续。采取查封、扣押措施的，行政执法人员应当向当事人出具《查封、扣押通知书》、《查封、扣押物品清单》（相关文书参见附件3）。查封、扣押财物，应当使用盖有本部门公章的封条，就地或者异地封存。
第四章 立卷规范
第二十二条 行政处罚案卷，应当做到一案一卷、一卷一号，材料齐全、编排有序、目录清楚、装订规范、易于保管；涉及国家机密、商业秘密、个人隐私的案件，可以实行一案二卷，即正卷和副卷，依法不能公开的案件材料和行政处罚实施机关案件集体讨论记录，装入副卷。
第二十三条 案卷封面、封底、卷内目录、证据材料备考表制作应当统一规范（示范格式参见附件4）。
第二十四条 卷内文书顺序排列应是行政处罚决定书及其送达回证在前，其余文书按照办案时间顺序兼顾文书材料之间的内在联系排列；所有文书只存一份正本。
同一证据材料按照下列要求排列：
（一）正件在前，附件在后；
（二）原件在前，复制件在后；
（三）批复在前，请示在后。
第二十五条 卷内文书应当使用蓝黑、黑色墨水的钢笔、签字笔或毛笔书写；文书应当使用A4纸，文书材料过小或者过大，应进行衬贴或者折叠；需要附卷的信封，要展开并加贴衬纸，邮票不得取掉。
第二十六条 不能随文书装订立卷的证据，应放入证据袋中，随卷归档，并在证据袋上注明证据的名称、数量、提取时间、地点等内容；不能随文书立卷装订的录音、录像或实物证据，需在证据材料备考表中注明录制的内容、数量、时间、地点、责任人及存放地点等内容。
第二十七条 文书材料经系统排列后，要逐页编号；页号一律用阿拉伯数字编在有文字正面的右上角、背面的左上角。案卷封面、卷内目录、备考表、证物袋、卷底不编号。
第二十八条 案卷装订前，要对文书材料进行检查。材料不完整或者破损的，要补充或者修补完整；文书材料中的文字不能耐久保存的，要进行复制；文书材料上的金属物应剔除干净。
第二十九条 本规范由江苏省新闻出版（版权）局负责解释。自2009年4月1日起施行。
附件1：
抽样取证通知书
罚抽证通字[ ]第（ ）号
：
你（单位）因
行为，违反了《……法》
的规定。依照《
中华人民共和国行政处罚法》第
三十七条第二款的规定，本机关决定对抽样取证物品清单所列物品予以抽样取证。
附：
