（二）实行会议审批制。部门以市政府名义召开的全市性工作会议实行审批制。部门须提前3-5个工作日将会议方案报送市政府办秘书一科。会议方案应包括会议主题、会议时间、会议地点、会议主持人、报告人、会议议程、列席和邀请列席单位和人员名单等。秘书一科按程序将会议方案报市政府领导审批，经领导批示同意后再通知会议承办单位按照会议审批通知单做好会议办理工作。部门未经审批擅自召开全市性工作会议，市财政局不予审核和支付会议费，也不准在部门内部报销会议费。
（三）从严控制会议数量和规模。各部门要认真落实《衡阳市人民政府关于印发〈
衡阳市人民政府工作规则〉的通知》（衡政发〔2006〕3号）精神， 严格执行市政府会议制度，切实精简会议，压缩会议规模，节约行政资源，杜绝以会议落实会议、以文件落实文件的形式主义。要严格控制会议时间、参会人数和会议数量，可开可不开的会议坚决不开，可合并或套开的会议必须合并或套开，提倡少开会、开短会，尽量多采用电视电话会议或网络视频会议形式。
（四）规范市政府常务会的有关事项。市政府常务会议题由市政府办秘书一科负责收集，具体由部门先呈报分管副市长审核，再提交秘书一科。议题涉及多个部门、单位的，先由主办部门与有关职能部门协调，协调不一致再由政府分管副秘书长或分管副市长、常务副市长协调，未经协调的事项，不列入市政府常务会议题。机构、人员编制等具体问题，市政府常务会一般不讨论或只确定原则意见，由市编办按程序办理。秘书一科提前收集整理议题汇总送秘书长审核后，报常务副市长和市长审定，审定后再上会研究。提交市政府常务会研究的汇报材料既要事由充分，又要简明扼要，字数控制在2000字左右（4页纸）。汇报人原则上要求必须是单位主要负责人，汇报时间一般不超过10分钟。列席会议的部门负责人原则上不得带助手，经市政府办同意，汇报单位负责人可带一名助手列席会议。汇报材料要求用部门单位的红头纸印制，于会前2天送市政府办秘书一科。
三、要严肃会议纪律，确保会议质量和效果
（一）严格会议请假制度。市政府召开的各类会议，各县市区和市直各部门必须按照会议通知要求参加，不得缺席和擅自安排他人代会。参加会议人员原则上不得请假，确有特殊情况不能参加会议的（如出国出省考察，参加中央、省召开的会议，参与重宾接待活动，因病住院治疗等），应提前向会议主持人请假。列席会议单位的正职领导因故不能出席或列席会议的，应报会议主持人同意，委托本单位主持工作的副职领导参加，同时告知市政府办秘书一科。
