第七条 协同办公系统主要包括如下主要功能：
公文收发。包括应用单位向市政府报送各类请示性公文和以市政府或市政府办公厅名义下发文件。
会议通知。包括由市政府办公厅发出的市政府各类会议通知。
信息报送。包括各应用单位向市政府报送各类政务信息。
内部签呈。包括市政府办公厅内部签呈的传递与管理。
第八条 各应用单位要按要求配备接入协同办公系统的终端电脑和打印机，做到设备完好，专机专用，以满足正常收发文件资料需要。
第九条 应用单位至少要明确一名综合素质较高的操作人员，确保及时通过协同办公系统收发文件资料。
第十条 应用单位必须妥善保管电子印章，并做到专人负责。
第十一条 应用单位向市政府报送请示性公文、政务信息，在试运行期间，可以通过网络和纸质两种方式同时进行；试运行结束（首批为2009年7月30日）后，除特殊需要外，必须通过协同办公系统报送；否则，市政府办公厅不予接收。
第十二条 应用单位应及时接收电子公文、会议通知和市政府领导交办事项。各单位要于上班时间全程登陆协同办公系统，每个工作日至少在4个时点（8：30、11：30、15：00、17：00）要分别登陆浏览1次，确保及时签收和下载公文。发生电脑故障、无法上网等情况，有关单位务必于第一时间报市政府办公厅或市信息中心，以便于采取其他方式传输公文。
第十三条 应用单位要及时将最新公文下载，将文件保存至系统盘外的其他硬盘分区内，并根据工作需要决定是否打印。对于紧急重要的公文，收件人员要即收即办，不得延误。
第十四条 市政府办公厅对各应用单位日常公文（含会议通知）接收情况进行统计与监督，对收报不及时的，第1次给予口头警告；连续3次以上则给予通报批评。对由于单位和个人原因造成协同办公系统无法运行或贻误工作的，将追究有关责任人的责任。
第十五条 严禁下列行为：
严禁将协同办公系统的终端电脑直接或间接访问互联网，进行非法外联；
