（2）办案人员应填入在行政处罚告知程序当中告知当事人的当事人涉嫌违法的主要事实、建议作出行政处罚决定的理由、依据及内容。
（3）当事人进行了陈述申辩的，办案机构应填入当事人陈述申辩主要意见；举行了听证的，听证主持人应填入当事人的听证主要意见；没有进行陈述申辩或者没有举行听证的，办案机构应填入“无”。
（4）当事人进行了陈述申辩的，办案机构应填入主要复核意见，并由办案机构负责人签名或者盖章；举行了听证的，听证主持人应填入主要听证意见，觉得表达不充分的，可以提出详见《听证报告》的意见，并由听证主持人签名或者盖章。
（5）办案机构根据当事人的陈述、申辩或听证后提出的拟作出行政处罚的内容，与之前相比无变化的，填入之前的内容即可；有变化的，着重指出变化的内容。
（6）行政机关负责人根据上述意见及其他案件材料得出审批意见。经集体讨论决定的，应当在备注栏中予以说明。
（7）案件性质必须表述清楚，一般表述为：涉嫌构成的违法行为的概述＋案。如：涉嫌擅自使用知名商品特有的包装、装潢的不正当竞争案。
3. 案件核审表
送审机构名称为具体的办案机构，送审和退卷时间应填写正确，核审人员应写明对该案违法事实适用法律法规的意见和建议、签名及时间，法制机构负责人应签署意见、签名并签署时间。
（十）行政处理告知记录
凡出现《
工商行政管理机关行政处罚程序规定》第
十九条、第
五十八条规定的情形时，使用《行政处理告知记录》。
1. 被告知人一栏填写具名投诉人、申诉人、举报人或者被调查人的姓名或者名称。如果作出行政处罚、不予行政处罚、销案、移送其他机关等处理决定的，应当告知被调查人和具名投诉人、申诉人、举报人。
2. 可以是当面口头告知，也可以是电话告知。具名投诉人、申诉人、举报人要求书面的，也可以书面告知。
3. 在当面口头告知的情况下，由被告知人签名或者盖章并写明时间。
（十一）案件归档
根据《
工商行政管理机关行政处罚程序规定》第
七十八条的规定，正卷应当按照如下顺序装订：1.立案审批表；2.行政处罚决定书；3.对当事人制发的其他法律文书（如：先行登记保存证据通知书、询问通知书、实施（解除）行政强制措施通知书、先行处理物品通知书、行政处罚听证告知书、行政处罚告知书等）；4.送达回证；5.听证笔录；6.证据材料（书证、物证、证人证言、视听资料、计算机数据、鉴定结论、勘验笔录、现场笔录等。对于公司未按规定办理变更登记案、公司未按规定放置营业执照正本案、吊销未按规定参加年检的企业营业执照案，工商机关向当事人送达的《责令改正通知书》、《限期年检通知书》等法律文书及其送达回证，是用于证明当事人拒不按登记机关要求改正相关违法行为的证据，应当作为证据材料装订）；7.财物处理单据；8.其他有关材料（这部分是办案人员根据案情的处理情况，认为应该归档且可以公开的材料，如在商标侵权案件过程中，当事人对侵权物品的辨认意见等）。
