4、公证处应当按照宁波市司法局《关于做好建立公证执业档案工作的通知》(甬司法[2008]37号文件)的要求,及时向宁波市司法局公证管理处报送相关资料。
5、公证人员执业时应着规定服装,佩带与工作性质相符的徽章、工作胸牌。
6、公证处应准确、及时地上报公证月报表、公证半年报表、公证年报表、法律援助公证案件备案表等资料。其中,公证月报表应在每月的28日前上报,公证半年报表在每年的6月28日前上报,公证年报表在每年的12月28日前上报,法律援助公证案件备案表每季度末上报。
二、公证质量管理
1、公证处办理公证业务时应当严格执行《
公证程序规则》的规定,从申请、受理登记、告知、审查、核实、审批、出证、送达、立卷归档等各个流程、环节把握办证质量,杜绝假证,减少错证。公证处必须坚持统一收费、统一出证、统一存档制度。
2、公证处应严格执行审批出证制度,公证书由公证处负责人或负责人指定的公证员审批出证,任何公证员不得审批自己办理的公证书,法律法规另有规定的除外。
3、公证处应建立公证质量监控制度,对于重大、复杂、疑难的公证事项,应由公证处主任或副主任召集公证员集体讨论,并将讨论意见记录附卷。无法形成统一意见或把握不准时,应及时向市公证员协会或省公证协会咨询。
4、公证处每季度应对本处公证质量进行一次自查,分析质量状况,对存在的质量隐患提出消除措施,并形成书面报告存档;公证处应不定期组织公证员开展公证质量自查、互查,发现问题,及时纠正。
5、公证处应当自觉接受司法行政机关、公证员协会、以及当事人和社会的监督;公开投诉电话、传真、邮箱,在醒目处设置意见箱和《宁波市公证行业法律服务情况反馈表》,畅通复查和投诉渠道,依法受理和处理当事人提出的复查申请和投诉,并将相关情况及时上报市司法局公证管理处。
6、公证处及公证员因过错给当事人、公证事项的利害关系人造成损失,由公证处承担相应赔偿责任的,以及公证处向有故意或重大过失的公证员追偿的,均因事先报告市司法局公证管理处、事后报备案。
7、公证处应当不断推进公证信息化建设,充分利用现代科技为公证工作服务,提升公证质量和服务水平。