江西省交通运输厅办公室关于印发江西省交通运输厅机关档案管理规定的通知
（厅办字[2009]16号）
厅机关各处室：
为了加强厅机关档案工作的科学管理，提高档案工作的水平，维护档案的完整与安全，更好地为厅机关工作服务，根据《
中华人民共和国档案法》、《
机关档案工作条例》等法律、法规，结合我厅的实际，特印发本规定，请遵照执行。
江西省交通运输厅办公室
二〇〇九年五月六日
江西省交通运输厅机关档案管理规定
第一条 为了加强厅机关档案工作的科学管理，提高档案工作的水平，维护档案的完整与安全，更好地为厅机关工作服务，根据《
中华人民共和国档案法》、《
机关档案工作条例》等法律、法规，结合我厅的实际情况，制定本规定。
第二条 厅机关档案是指厅机关各处（室）在其工作和活动过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等各种不同形式的历史记录，包括纸质、电子、实物等档案。
第三条 厅机关档案工作由厅办公室归口管理，处（室）档案由处（室）负责收集、整理向档案室移交。
第四条 厅办公室和各处（室）应配备适应工作需要的专（兼）职档案管理工作人员，并保持人员的相对稳定，配备必要的档案装具和用品。机关工作人员调动工作时，应将属归档范围的文件材料全部移交归档，办理交接手续。
第五条 厅机关档案工作必须贯彻执行党和国家有关的方针、政策与法规。档案工作人员要保守档案机密，热爱档案工作，熟悉档案业务，努力把档案工作做好，为机关领导决策和各项工作服务。
第六条 厅办公室的职责是：
（一）建立健全厅机关和厅直属系统档案工作的各项 规章制度。
（二）负责文书材料的整理和归档工作。
（三）负责厅机关各种门类和载体档案的集中统一管理和提供利用，为厅机关各项工作服务。
（四）负责厅机关各处室和厅直属各单位档案工作的监督和业务指导。
（五）按规定定期向省档案馆移交和向省档案局报送年度档案工作基本情况统计报表。
（六）完成交办的其他档案工作。
第七条 厅机关其他处（室）的职责是：
制定处（室）档案管理内部制度；负责本处（室）业务活动中形成的具有保存价值的各种载体档案的收集，并按照相关整理规范要求，对收发文、电子文件、会议材料、声像照片材料、业务管理技术材料、会计档案等，进行及时收集、整理；按规定及时向厅办公室移交。
第八条 机关各类档案整理归档要求：
1、归档的收发文件材料，应按照《江西省归档文件整理规范》（DB36/T380-2002）的要求，以件为单位，按照“年度-机构-保管期限”的分类方法整理归档。整理时，应对归档文件进行编号，并以归档章的形式在归档文件上注明。编号项目为：全宗号、年度、期限、件号、机构、页数。
2、应当归档的文件材料，必须完整齐全。文件发文稿纸和文件处理单，应与文件正本、定稿一并归档。
3、归档的文件材料，应当遵循正本在前，定稿在后；批复、批示在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后的原则。
4、以卷为单位整理的每个案卷要有确切简明的标题，注明保管期限，认真编制卷内文件目录和填写备考表，装订整齐牢固。卷内文件目录包括：件号（序号）、责任者、文号、题名、日期、密级、备注。归档文件装盒后，应编制档案盒封面及填写盒脊项目内容。
5、归档文件必须按照国家档案局第8号令《
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》进行科学分类与保管。
（一）声像档案整理归档具体要求：
1、凡反映本单位主要职能活动和重要工作成果；领导人和著名人物参加本单位及本单位有关的重大公务活动；记录和反映本单位重大事件、重要外事活动、大型会议，专业性会议等的照片、录音、录像、光盘都属于声像档案归档范围。
2、照片冲洗加工后，由摄影者或有关信息宣传部门指定专人，按照《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）的要求，进行整理并编写说明。
3、声像资料整理归档时，底片、照片、文字说明要齐全；底片与照片的影像要相符；录音、录像要编写能够准确提示照片内容的文字说明；要将整理好的声像档案装入声像专业档案盒，编写卷内目录和案卷目录；及时向厅办公室（档案室）移交，由档案室统一保管。
（二）会计档案立卷归档具体要求：
1、厅机关在经济业务活动中形成的会计凭证、会计帐薄、会计报表等会计核算专业材料均属会计档案归档范围。
2、当年的厅机关会计档案在会计年度终了时，由财会人员负责按照《
会计档案管理办法》的归档要求进行整理、立卷、装订成册，填写档案名称和保管期限。会计档案在财审处保管三年期满后，由会计编制“年度会计文件移交清册”，向厅办公室（档案室）移交归档，档案室应按期清点，交接双方审查或签字，各存一份以备查。
（三）业务技术档案归档具体要求：
1、各处（室）在业务活动中形成的具有查考利用价值的业务管理资料的收集归档应真实、齐全、完整，并按照〈科技档案案卷构成的一般要求〉（GB/T11822-2000）的规定要求，按卷装订整理。
2、厅属基建项目档案，应按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T5032228-2001）进行整理，如属重大建设项目，应按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）进行整理，并向厅办公室（档案室）移交电子档案归档。
第九条 厅办公室须备有档案专用库房和阅览室。档案库房要坚固，并有防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施。库房内要基本达到温湿度适宜，清洁卫生、无虫霉滋生。配备密集架、消毒机、复印机、吸尘器、空调和微机等设备，以满足档案保管保护的需要。
第十条 应对档案库房进行定期和不定期的检查，主要检查库房设施和档案保管情况，保证帐物一致。如有破损或者字迹失真档案，应当及时修复。
第十一条 档案的借阅与复制：
（一）厅机关工作人员因工作需要可以借阅库存档案。外单位来人查阅档案，必须持有单位介绍信，并经档案部门负责人批准。
（二）复制秘密文件必须经厅办公室负责人批准。
（三）借阅档案必须遵循有关规定，履行必要的借阅手续，不得涂损档案，不得转借他人，阅完及时归还。借阅涉密档案的，负有保密责任，违者按照国家有关规定处理。
（四）档案管理人员必须热情服务，并认真检查归还的档案是否有遗失、涂损等现象。
第十二条 依据国家档案局等8号令《
机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，结合本机关实际，制定《省交通厅机关文件材料归档范围和档案保管期限表》（详见附件），保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。
第十三条 永久保管的档案主要包括：
（一）本机关制定的法规政策性文件材料；
（二）本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；
（三）本机关职能活动中形成的重要业务文件材料；
（四）本机关关于重要问题的请示与上报机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等。
（五）本机关机构演变、人事任免等文件材料；
（六）本机关房屋买卖、土地征用、重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；
（七）上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料；
（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与机关的复函、批复等文件材料；
（九）厅属计划基建项目工程档案。
第十四条 定期保管的档案主要包括：
（一）本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料；
（二）本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；
（三）本机关人事管理工作形成的一般性文件材料；
（四）本机关一般性事务管理文件和业务技术管理材料；
（五）本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等；
