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2．负责策划和组织在北京召开泛北部湾论坛专家座谈会、国家有关部委单位座谈会和南宁研讨会。
3．落实论坛主办机构、承办机构和协办机构并负责与其联络沟通。
4．负责提出论坛的日程安排和流程设计。
5．协调落实国家领导人，中央有关部门代表，广西四大班子领导，广西自治区各有关部门、各市负责人与会事宜。
6．负责遴选和确定论坛境内外嘉宾邀请名单和媒体名单。
7．落实演讲嘉宾名单并负责审核嘉宾演讲材料。
8．负责审定自治区领导致辞演讲稿、论坛新闻发布辞、开闭幕式主持辞等论坛材料。督促检查宣传策划、新闻发布会、专题采访、宣传材料制作、社会宣传等落实情况。
9．指导、协助论坛会务及宣传工作。
10．协助制定自治区对口接待方案并协助对口接待部门联络员的组织联络及培训工作。
11．负责论坛成果的收集整理。
12．落实论坛组委会秘书处交办的其他事宜。
（二）南宁市人民政府。
全面负责论坛承办的会务、接待、经费、联络、宣传、材料、后勤保障、活动组织和安全保卫等各项工作和事务，并成立专门机构，落实分管领导、工作人员、办公地点。
1．负责落实筹备工作组的前期及会期的办公场所、办公设备及工作人员集中办公期间的必要食宿。
2．提出论坛具体承办方案和相关实施方案（参阅《2008泛北部湾经济合作论坛工作方案汇编》和《2008重要活动安排细化方案》）。制订的方案包括：
（1）制订论坛会务、接待、住房安排、宴会安排、活动组织及文艺晚会、嘉宾参观（含参观景点和参观项目的落实）、论坛安全保卫、自治区领导分别接待中央部门领导及重要嘉宾、自治区有关单位对口接待国内外重要参会嘉宾以及论坛重要活动安排等系列方案；
（2）商自治区接待办制订自治区领导重大活动安排方案，并据此制定编印每位参与论坛活动的自治区领导个人活动方案，包括拜会或宴请国家领导人、会见或宴请副部以上重要嘉宾、外国政要、外交使节、世界500强和国内100强，会见宴请新闻记者等，并落实专门人员对接落实；
（3）制订宣传策划、材料组织、志愿者招募和使用、市容市貌整治等方案；
（4）制定不可预知的安全和会务保障预案。
3．负责论坛对外联络工作。包括境内外嘉宾及记者的邀请、联络、身份审核及演讲材料、嘉宾简介、抵离信息的收集汇总上报，并落实中英文邀请函、请柬的设计、制作、发送。
4．负责论坛接待工作。包括论坛嘉宾的迎送、宴请、陪同、食宿安排、交通工具、通行保障、食品安全、电力、通讯、参加各种活动的引导，直到离邕。副部级以上嘉宾的接待由南宁市商自治区接待办制定细案并实施。
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