河北省农业厅关于进一步规范农业多媒体视频会议系统运行管理的通知
（冀农市发[2009]19号）
厅属各单位：
河北农业多媒体视频会议系统是基于河北农业信息网络平台，上连农业部指挥调度卫星通信系统，下连11个市农业局（信息中心）的农业系统内部视频会议系统。该系统建成以来，成功召开各类视频会议百余次，在转变工作方式、提高工作效率、节约会议经费等方面发挥了重要作用。为进一步规范视频会议系统运行管理，保障各类视频会议的顺利进行，现通知如下：
一、视频会议系统的管理
多媒体视频会议系统设备管理及技术保障由厅信息中心负责。会场布置及服务工作由会议主办单位及厅相关部门负责。
二、省级视频会议召开的流程
原则上，在农业部通知要求向各市分会场转播或厅领导提议召开两种情况下，方可使用农业多媒体视频会议系统召开有市级分会场参加的省级视频会议（包括向各市转播农业部会议）。
确定召开省级视频会议后，需按如下流程操作：
（一）与厅信息中心预约。为确保线路畅通，无技术障碍，会议主办单位需在正式行文前与厅信息中心预约。预约时间原则上早于正式开会前3个工作日。
（二）印发视频会议通知。会议主办单位按照规定程序和行文规则印发会议通知，并于会前2个工作日，将会议通知及《省级视频会议登记表》（附后）一并送交厅信息中心及相关部门。
三、省级视频会议调测及会前各项准备
信息中心收到会议通知及《省级视频会议登记表》后，将于会议召开前1个工作日按要求组织系统调测工作。会议主办单位与厅相关部门进行会场的布置及相关组织工作。会议召开前半小时，会议主办单位将相关会议资料如发言稿、主持词、发言顺序等文字资料交给信息中心，以便调控，同时协商其他具体事宜。
四、其它视频会议的召开
没有市级分会场参加的视频会议，无需填写申请表，主办单位只需将会议通知抄送信息中心，会议调测工作按农业部相关要求进行。
附件：《省级视频会议登记表》
