4、代拟稿所提情况是否属实,措施是否可行,条理是否清晰,表意是否明确;内容涉及国家秘密的,是否标明密级和保密期限等。
经初核,对符合要求的,由初核人员进行代拟稿签收登记,并补充完善《拟发文件申报单》(包括:发文名义、标题、密级、紧急程度、可否公开、主送、抄送、发文理由及需要说明的情况),然后对代拟稿进行整理,打印清样,签署初核意见后,转交文电科。
对不符合要求的,说明理由并提出处理意见后,退回拟稿单位,责成其在规定时限内进行修改、完善。退稿两次以上的,要及时向拟稿单位分管领导或主要领导说明情况。
(二)秘书科、林业科审核代拟稿有关要求。
1、接到拟发公文后,一般情况下应当时略审,提出是否符合受理条件意见,最迟在1个工作日内提出是否符合受理条件的意见。代拟稿具备受理条件后,正式受理。从受理之日起,平件要在3个工作日内审核完毕,急件当天审核完毕,特急件随到随办。
2、市直单位起草的公文代拟稿,需要会签的,一般应由拟稿单位负责,与各有关部门进行会签;如果发文时间要求较急且会签难度较大,可请审核秘书直接组织会签,必要时,可提请有关副秘书长或秘书长、市长助理召开会议协调会签。
四、文电科审核的主要内容及要求
(一)文电科核稿人员初核。
1、登记。对办内各科室转来的符合受理条件的代拟稿进行微机登记,并输入受理时间、文件标题、拟稿单位、文种、密级、紧急程度、主送单位、抄送单位、主附件页数等内容。在文件运转过程中,随时填写运转记录。
2、初核的主要内容。
(1)遣词造句是否符合语法,标点是否正确,语言逻辑是否严谨。
(2)人名、地名、数字、计量单位、结构层次序数、专用术语、机构名称、引文等是否准确、规范。
(3)公文文稿、标题、主送单位、抄送单位、密级、紧急程度、主题词等是否符合规定。
3、时限要求。严格按时限要求审核公文代拟稿,紧急文件随来随办,平件在3个工作日内完成。
4、质量要求。
(1)体例格式比较规范,遣词造句符合语法,标点使用正确。
(2)人名、地名、专业术语、计量单位、数字(特别是按法定计量单位转换后的数字)准确、规范。
(3)结构层次序数规范,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1、”,第四层为“(1)”。
(4)机构名称规范。使用简称,一般先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明中文译名。
(5)引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号;再次引用时,可直接引用发文字号。引用外文应当注明中文含义。