（二）建立过程监督管理机制。
使应归档的文件材料达到完整、准确、系统，从文件形成的源头抓起，实行过程管理。负责文书工作和档案管理工作的人员要及时沟通配合，对往来文件材料及时登记整理，并按档案管理有关规定，向档案管理部门移交。
科研项目和基建项目档案管理要做到“三同步”，即部署科研项目、落实基建项目要与建立和开展档案工作同步进行；检查科研项目、基建项目完成情况要与检查档案工作开展情况同步进行；科研成果鉴定、基建项目验收要与科研项目档案、基建项目档案验收同步进行，确保科研项目、基建项目应归档的文件材料及时归档，并达到完整、准确、系统。
档案部门或档案工作人员要参加本单位产品鉴定、科研课题审定及成果鉴定、基建项目验收、设备开箱验收等环节的工作，以便于文件材料收集归档。
（三）建立激励机制。
各单位要把档案工作纳入工作检查、考核、评比等活动中，作为评比的内容之一。对档案工作做出突出贡献的领导和档案工作人员及相关人员，按照《
黑龙江省档案管理条例》的有关规定，给予表彰奖励。
四、加强档案管理工作
（一）我厅将按照档案工作的有关规定和标准，对所属（管）单位的档案工作进行年度检查指导，力争档案管理水平在近一两年内上一个新台阶。要积极组织档案工作人员参加档案专业知识培训，提高档案工作人员的专业水平。要积极配合档案行政管理部门，依法对卫生科技单位档案工作进行检查，推动档案工作规范有序地开展。
（二）各单位要明确一名领导分管档案工作，并帮助档案部门研究解决工作中的实际问题。要把档案工作作为本单位一项重要工作，纳入规划，纳入年度工作计划，纳入年度财务预算。部署年度工作任务同时部署档案工作任务；检查年度工作同时检查档案工作开展情况；总结年度工作同时总结档案工作为各项工作服务发挥的作用。要配备适应档案工作需要的工作人员，并保持相对稳定。要提供适应保管档案需要的库房，对各类档案实行集中统一管理。要增强档案的安全防护意识，采取切实有效的措施，确保档案的安全。
（三）各级卫生行政管理部门要按照《
中华人民共和国档案法》和《
黑龙江省档案管理条例》的有关规定，依法加强对卫生科技单位档案工作的监管，开展经常性的档案行政执法检查，力求解决问题。要深入实际开展调查研究，认真研究探索卫生科技单位档案工作的发展规律，以便加强管理和指导。要善于发现典型，培养典型，推广典型经验，推动卫生科技单位档案工作健康有序地开展。
