（三）制定相关制度
各地、各有关单位要按照注重时效和确保规范化、常态化、科学化运转的要求，抓紧制订和完善相关工作制度。一是一般信息的及时答复制度，对属邻里纠纷、家庭矛盾等一般信息，可由前台答复的要当场答复，并作销案处理。二是一般信息的即转制度。对政策咨询等一般信息，可即转由责任单位答复。三是重要信息的全程督办制度。对政府工作的意见建议、具体诉求等重要信息，市信访局、市长督查室要进行全程跟踪督办，及时转由责任单位限期处理。四是信息处理的横向沟通制度。信息的处理要注重横向沟通，信息处理中涉及多个单位的，信访部门要及时报本级政府领导并加强督办，突出问题由市长督查室负责协调和督办。五是信息处理的反馈制度。信息的处理要及时反馈，各具体处理信息的责任单位要将处理情况、意见和结果反馈到信访部门，重要的信访件要向政府反馈处理意见，批准同意后予以答复。六是信息处理的定期通报制度。信访部门要全面调度“市长专线信箱”工作情况，及时掌握重要信息处理情况及省市领导对信息处理的指示和要求，定期编印工作简报，包括阶段内处理信息总的数量、在办信息的数量、反馈信息的数量、办结信息的数量、重要信息处理情况及省市领导对重要信息处理的指示和要求等内容。
四、加强组织领导，抓好工作落实
（一）健全领导机构
各地、各有关单位要把做好“省长手机、省长信箱”、“市长专线信箱”办理工作作为一件知民情、察民意、疏民怨、解民难的大事要事来抓，切实加强领导，明确工作任务，抓好工作落实。要实行行政首长负责制，市政府已明确由市长负总责、分管副市长具体负责，并成立了“市长专线信箱”工作领导小组，由市政府秘书长任组长，领导小组办公室设在市信访局。各地、各有关单位也要相应落实领导负责制，明确具体负责的分管领导，成立领导小组和办事机构。
（二）强化工作责任
按照“属地管理、分级负责，谁主管、谁负责”原则，各地、各有关单位要强化责任意识，做到敢抓、敢管、敢处置、敢负责。对群众来电来信反映的有关问题，要确定办理的具体责任部门和专门工作人员，用心、细心、耐心、恒心、真心吸纳群众意见，处理群众诉求。对重要信访问题，要认真落实领导包案制和责任追究制。
（三）加强舆论引导
各地、各有关单位要充分利用“市长专线信箱”等各种形式倾听群众意见和建议，虚心听取人民群众和社会各界的意见，不断拓宽民声渠道。要积极引导报刊、广播、电视、互联网等新闻媒体对各项政策落实情况进行正面、准确、客观的宣传报道。各级宣传部门、新闻媒体要坚持正确的舆论导向，及时报道中央、省、市有关政策措施，及时报道有关问题的处理和解决情况，及时发现和总结工作中的好经验好做法，及时收集和反映群众的愿望和要求，使政府的工作更加符合群众意愿，使群众信任，让群众满意。
