（三）受理范围
“市长专线信箱”办公室受理信访问题范围是：“省长手机、省长信箱”交办、转办的群众来电来信；群众对全市经济发展、社会稳定、政府工作改进和相关民生政策落实情况提出的意见或建议；对重大政策不落实情况的投诉；其它需要处理的重大情况和问题。属人大、政协、法院、检察院职责范围的事项及民生政策之外的情况，则告知来电来信人向相关机构反映。
二、健全上下对接、协调联动的工作网络
我市“市长专线信箱”自2002年开通以来，“12345”特服号码及网上“市长信箱”已为广大群众所熟悉，因此保留原有工作平台、电话号码和原有网络单位。同时，为做到与“省长手机、省长信箱”的高效对接，“县（市、区）长专线信箱”、“市长专线信箱”网络单位应统一使用“省长手机、省长信箱”的工作平台及政务信息网接转来信。为切实保障此项工作的开展，原“市长专线（信箱）处置中心”已更名为“市长专线信箱办公室”， 各县（市、区）也要相应更名，并安排足够的工作人员，保障必要的工作经费。
三、健全高效运转、各方配合的运行机制
（一）明确职责分工
市信访局保留“市长专线信箱”原有运作方式，并负责办理“省长手机、省长信箱”交办、转办事项；市信息化办负责“市长信箱”的建设维护和技术支持，以及电子邮件的分办工作；电信公司负责“市长专线电话”网络平台建设维护和技术支持，以及“12345”市长专线24小时前台接听登记及筛选移送工作；市城乡规划建设局、市房管局负责“省长手机”、“市长专线信箱”中涉及廉租住房和经济适用房政策落实方面问题的转办、交办、督办、反馈、上报及公布等工作；市监察局负责对执行中央、省、市政策的监督以及违法违纪情况的调查处理。
“县（市、区）长专线信箱”、“市长专线信箱”网络单位是“市长专线信箱”来电来信反映问题的承办单位，在接到“省长手机、省长信箱”和“市长专线信箱”交办、转办事项后，应在规定时限内及时调查处理，答复来电来信人，并回复处理情况。对涉及多个部门职责范围内的事项，由信访部门及时报本级政府协调处理；县（市、区）协调未果、确需市领导出面协调的，应及时报市信访局。
（二）严格办理程序
为切实做好群众来电来信的办理工作，做到件件有着落、事事有回音，按照“省长手机、省长信箱工作方案”的有关规定，重新制订《市长专线信箱工作规程》（附件1），明确办结时限和办理规程。电信公司工作人员在接到群众来电、短信后，除无效信息外，即转“市长专线信箱”办公室；“市长专线信箱”办公室在收到“市长信箱”信件和电信公司接转的群众来电、短信后，按照《市长专线信箱工作规程》办理；“市长信箱”网站平台接到群众电子邮件后，由市信息化办按其工作规程办理。
