黑龙江省档案局关于做好省（中）直机关2009年归档文件整理工作的通知
（黑档发[2009]9号）
省（中）直各单位、省农垦总局、森工总局、哈尔滨铁路局、在哈大专院校档案部门：
按照《
黑龙江省档案管理条例》、《黑龙江省档案局关于实施〈归档文件整理规则〉的通知》、《黑龙江省档案局关于加强电子文件归档与管理的几点意见》等有关文件要求，现将2009年省（中）直机关归档文件整理工作有关事宜通知如下：
一、加强本单位归档文件材料的收集工作。
省（中）直各机关单位档案部门要做好文件材料的收集工作，尤其要加强大事记、统计报表、党团员名册、财务预决算、会议材料等“帐外”文件材料及行政执法、行政审批、产权关系、个人权利等专门档案和照片、录音录像、光盘等特殊载体材料及党政机关在对外交流和业务活动中获赠的珍贵礼品和纪念品的收集力度，确保归档文件材料齐全完整。
二、加强电子公文的归档和管理。
按照国家档案局《
电子公文归档管理暂行办法》、《
电子文件归档与管理规范》和《黑龙江省档案局关于加强电子文件归档与管理的几点意见》的要求，2008年形成的电子公文应在办理完毕后向机关档案部门移交归档，归档的电子文件一式三套，一套在本机关内部提供利用，一套异地备份，一套移交省档案馆。省（中）直各机关单位档案部门要提高认识，加强领导，确保在公务活动中形成的具有保存价值的电子公文按照规范要求归档保存，并确保电子公文的真实性、完整性和有效性。2008年形成的电子公文，请于2009年6月末之前移交省档案馆保管一处。联系人：舒晓丹、季健，电话：53644657。
三、恢复整理“双套卷”。
根据国家档案局局长杨冬权在全国档案工作会议上关于确保档案安全的要求，我局决定从2009年开始，恢复原来整理“双套卷”的做法。即省（中）直机关在整理归档文件时要形成三套卷，其中一套按《归档文件整理规则》整理归档，另两套根据本机关的实际情况，按文号或责任者方法排列装订成卷或装盒，即“双套”，又叫“二、三套”。“双套”文件不划保管期限，单独排列、单独保管，可单独编号、单独编检索工具。一套移交省档案馆，一套异地备份。
