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2．6．1 空白海员证必须锁好，只将为满足预期的日常作业所需数量的证件取出并只交给负责填写海员证使之成为个人证件的官员和拥有专门授权的任何官员；每天结束时退还没有用完的空白海员证；所述的“锁好”措施应该被理解为包括防止擅自进入和侦测闯入者的其他设备；
2．6．2 用作样本的任何空白海员证予以损毁外皮并做相应的标记；
2．6．3 对每本空白海员证和尚未发出的每本个人海员证的下落逐日进行记录，该记录要存放于安全的地方，同时清点锁好的海员证和由指定的官员掌管的海员证；应由不参与处理空白海员证或尚未发出的海员证的官员负责保管记录；
2．6．4 除了填写空白海员证的官员和任何拥有专门授权的官员外，任何人不应有机会接触空白海员证和填写海员证所需的工具和材料；
2．6．5 锁好每本已个人化的海员证并只交给负责海员证发放的官员及任何拥有专门授权的官员；
2．6．5．1 上述拥有专门授权的官员应限于：
（a） 获发证机关常务负责人或其正式代表书面授权行事的人员，和
（b） 下文第5节所指监控员和被任命行使审计或其他控制职能的人员；
2．6．6 严格禁止官员介入其家庭成员或密友申请海员证的发证过程；
2．6．7 对于任何盗窃或企图盗窃海员证或将其个人化所用的工具或材料的案件应立即向警察机关报告以便开展侦查。
2．7 发证过程中的错误应使相关海员证无效（若未经改正而发出）。
3 受理申请；海员证暂停使用或吊销；申诉程序
3．1 发证机关应确保负责审查海员证申请的所有官员曾经受过欺诈侦测和计算机技术使用方面的训练。
3．2 发证机关应制定规章确保海员证只在以下基础上签发：由有关海员填写和签署的申请表；身份证明；国籍或永久居留证明和关于申请人是海员的证明。
3．3 申请表应包含本公约附件Ⅰ所规定的所有强制性信息。申请表应该要求申请人注意，蓄意做出虚假声明将受到起诉和刑事制裁。
3．4 在首次申请海员证时，以及以后在延期时被认为有必要时：
3．4．1 申请人应将已经填好但未签字的申请表亲自递交发证机关指定的官员；
3．4．2 数码或原始相片的拍摄和生物测定的采集应在该指定官员的监控之下；
3．4．3 应该当着该指定官员的面签署申请表；
3．4．4 申请表随后应由该指定官员直接转交发证机关处理。
3．5 发证机关应采取充分的措施确保数码或原始相片和生物测定的安全和保密。
3．6 申请人提供的身份证明应符合发证国的法律和实践。这种身份证明可以包括一张申请人的近照，由船东或船长或申请人的其他雇主或申请人培训机构负责人证明照片与申请人本人真正一致。
3．7 国籍或永久居留证明一般由申请人的护照或作为永久性居者的入境许可证构成。
3．8 应要求申请人申明其所拥有的所有其他国籍，确认其没有从其他成员国获得颁发海员证以及没有向其他成员国申请海员证。
3．9 如果申请人已拥有一本海员证，不应再向其签发另一本海员证。
3．9．1 应有一个提前换证系统，以适用于海员提前意识到在其服务期间无法在海员证过期之日或换证之日提出申请的情况；
3．9．2 应有一个展期系统，以适用于出现不可预见的服务期延长而要求海员证展期的情况；
3．9．3 应有一个替补系统，以适用于海员证丢失情况。可以签发临时证件。
3．10 关于申请人是本公约第1条所指海员的证明应至少包括：
3．10．1 以前的海员证，或海员的派遣书；或
3．10．2 适任、资格或其他相关培训的证书，或
3．10．3 具有同等说服力的证据。
3．11 在认为必要时，应要求补充证明。
3．12 所有申请应至少接受海员证签发机关主管官员所做的下列核查：
3．12．1 核查申请书填写完整并且没有会导致对所做声明的真实性产生怀疑的矛盾之处；
3．12．2 核查所提供的细节和签字与申请人护照或其他可靠证件相符；
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