（五）落实能承担相应任务的速录人员；速记人员应提前到会熟悉会场及座位设置。
（六）落实会议食宿及交通，包括往返交通安排，车辆租用等。
（七）负责会场布置等相关工作。
1．会议室和酒店门口应设有横幅标识。会议室标识为：“中国科协第x期新观点新学说学术沙龙”；酒店门口横幅为：“热烈欢迎参加中国科协第x期新观点新学说学术沙龙的专家”。
2．与会者桌签以主持会议的领衔科学家为基准，以姓名汉语拼音为序依次摆放。并设工作人员席、记者席、速记人员席等。
3．准备会议设备，包括笔记本电脑、投影机、音响话筒、相机、打印机、桌签、电源等，并确保其正常使用，并将电脑声音输入到会议室音频系统。
4．准备必要的文具，如文件袋、纸、笔等。
（八）负责会议讨论时传递话筒、播放幻灯片等相关服务工作。
（九）安排会间茶歇等事宜。
（十）负责沙龙报道稿件的起草工作，于沙龙结束后2天内向学会学术部提交沙龙主要情况及学术观点简述，并附会议照片，供中国科协网站报道使用。
（十一）整理会议记录，将发言内容分别反馈与会者自行修订后汇总，交领衔科学家统稿审查后报中国科协学会学术部；
（十二）负责联系文集出版相关事宜，于沙龙结束两个月内完成正式出版文集等事宜，并及时将出版后文集分发到与会专家。
（十三）负责邀请相关专业媒体到会采访报道，收集媒体报道稿件。媒体报道稿件视情作为附录编入沙龙论文集。中央级科技类媒体邀请由中国科协学会学术部负责协调。
（十四）完成中国科协学会学术部交办的其他事宜。
第六章 经费保障
第二十条 中国科协学会学术部承担沙龙公共费用及出版论文集所需费用，与会者城际间往返交通费用自理。
第二十一条 经费管理及使用参照《
中国科协项目管理办法（试行）》有关经费管理及使用规定执行。
第七章 附则
第二十二条 本办法由中国科协学会学术部负责解释。
第二十三条 本办法自2007年11月1日起施行。
