第二十四条 公文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
第二十五条 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数码。
第二十六条 办文依据或背景材料应作为参阅件。如对正文进行解释或说明时，应附起草说明或补充说明。
第二十七条 按规定标注主题词。主题词除分类词外，数量一般不超过5个词。
第二十八条 严格执行有关保密规定，秘密文件按规定标注密级，非秘密文件应在“密级”栏内标注“普通”字样。
第二十九条 按办文时限要求合理标注缓急程度。需要在印发的正式文件中标明缓急程度的，标注在缓急程度栏内。
已经超过了规定的回复期限，需要按“急件”或“特急件”办理的，应说明理由。
第六章 公文审核
第三十条 总局公文审核实行分级负责制度。
公文拟稿人应为总局机关正式工作人员或经人事司批准的正式挂职干部。公文草拟后应分别经处长（副处长）、业务秘书、主管副司（局）长、司（局）长、办公厅文秘部门、办公厅负责发文工作的领导对文件进行审核。处长、司（局）长不在时，可委托副处长、副司（局）长负责审核。总局重要文件由司（局）长审核。
公文审核的基本要求：公文体例、格式、文种正确；发文稿纸所列各项内容填写齐全、准确；办文依据符合规定，附件及参阅件完整；公文按规定时限办结；对涉及总局机关其他部门职责的事项，充分征求意见；对涉及国务院有关部门的事项，进行协商或会签。
司函内容由拟稿处（室）的处长（副处长）负责审核；发文形式、文种、格式由业务秘书负责审核。
审核人应本着高度负责的态度，对公文进行认真审核，并在审核后写上姓名和审核时间。
第三十一条 按要求报送的材料和回复性公文，各司（局）必须在截止期限前至少提前两天将拟制的公文送到办公厅审核。拟稿人提出文件缓急程度，并经司长确定。
第三十二条 修改和签批公文时，书写字迹及所用纸张必须符合存档要求，不得使用纯兰墨水、红墨水、圆珠笔、铅笔，不得在文稿装订线外书写。
第三十三条 经过总局领导、办公厅修改、审核后需清稿的公文，由拟稿人认真进行清稿并将修改稿附后，一并由总局领导审批签发。
第七章 公文签发
第三十四条 国家环境保护总局文件、函按业务分工由局长或局长授权的分管副局长签发。局长或局长授权的分管副局长不在时，“急件”和“特急件”由值班局长签发。
