（四）对于数据库和软件类，同样也要在“源电子文件”子目录下建立一个名为“数据库和软件”的三级子目录，然后再将数据库或软件的源电子文件按照其原有的目录结构分类存放到该子目录中。
（五）对于有插图、插照、图版等的电子文件，还需要在“源电子文件”子目录下再建立一个名为“插图文件”的三级子目录，用于存放这些插图、插照、图版等插入前的源图形文件。
（六）如果在二级或三级子目录下还需再建立其它的子目录，那么创建后应在电子文件登记表的“电子文档说明”中进行说明。
成果地质资料电子文档的组织示例见附录D（资料性附录）。
四、电子文档的检查和录制
（一）检查
成果地质资料电子文档制作完毕后应对所有的电子文件进行全面的检查，以保证电子文档的质量。检查的重点主要有以下内容：
1、检查齐全性和正确性
成果地质资料电子文件及其附加文件的数量和内容应齐全完整，文件格式、文件名、文件夹名要正确，在存储载体中的组织方式应符合要求。
2、检查文本
文本部分的电子文件在信息内容上要与纸介质保持一致，其内容信息、编排体例（顺序）和编辑格式（如字体、字号等）要符合相关行业标准和本标准的要求。
正文、附件、附表（.xls格式除外）等类的电子文件均要有目录（或目次），且具有超链接功能；页码要符合要求。
电子文件的页面为A4，部分页面设置随内容调整。
电子文件所载信息清晰完整，插表、插图、插照、图版插入位置正确无遗漏，边界完整、且未覆盖其他信息，信息显示方向为直立。文本部分的插图、插照、图版的源图形文件要按规定组织和存储。
以扫描方式形成的审批文件，其栅格图形文件应插入到文本文件中，不得以栅格图形文件的形式形成审批类电子文件。
3、检查附图
电子文件所载的内容信息要与对应的纸介质的内容信息一致，各地质体色彩符合相关制图标准，不能出现丢色和严重偏色现象。
电子文件的幅面、字体等符合制图标准及相关规定，地质信息应直立向上。
源电子文件及其所附的系统库、字库等相关文件齐全可用，要保证所含信息的真实性和可利用性，保证在相应的工具软件和环境下能被正常浏览、使用和转换成存档电子文件。
存档电子文件的信息清晰可读，线条连续，数字、符号等清晰无歧义，没有错漏地质体，图例与图中所对应的内容在表达形式上相一致。
4、检查软件和数据库
应保证所汇交的数据库和软件能正常打开和使用。如果数据库和软件带有密钥或加密狗，应一并汇交，对密码、用户名等内容应在电子文件登记表的“电子文档说明”中进行详细说明。
数据库文件在相应的工具软件和环境下能够正确地浏览和使用，所附系统库、字库等相关文件完整齐全、真实可用。
脱平台软件可以正常安装，安装后各功能使用正常。非脱平台软件在相应平台和环境下能被正常使用。
软件的源代码在相应的环境下可打开阅读，能够被重新生成安装程序和正常使用。
软件和数据库的使用说明等技术文档可被正常打开和阅读。
5、检查多媒体
多媒体文件播放时图像清晰、声音清楚，播放流畅。
6、检查电子文件登记表
B1表要从整体上对电子文档的信息进行记录，B2表要对每一个电子文件（数据库和软件为文件夹）的属性逐一进行标注，所有的内容信息要齐全、完整、规范，不能有遗漏和错误。
（二）录制
完成成果地质资料电子文档的质量检查后，对合格的电子文档进行录制。录制前，要将电子文档中多余的电子文件全部删除。
在确保没有病毒的情况下，采用中速兼容方式进行录制。
录制后对电子文档进行复查，复查无误后，在存储载体上标记载体编号，贴上载体外标签（附录C）。
五、电子文档的汇交与验收
（一）汇交载体
推荐成果地质资料电子文档汇交载体类型的顺序依次为：只读CD-ROM光盘、DVD光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为汇交载体，同时也禁止使用劣质或废旧载体进行汇交。
以光盘作为成果地质资料电子文档的汇交载体时，应采用一次性刻录，禁止以多区段刻录的方式进行录制。
（二）电子文档的汇交
汇交的成果地质资料电子文档应是经过最终审查的全部成果。
在汇交成果地质资料电子文档时，一份存储介质可存放多份电子文档。如果一份电子文档的容量超过存储介质容量时，可采取存储在多份介质上或采用更大容量介质的方法进行存储和汇交。不允许汇交使用压缩软件处理过的电子文件。
（三）电子文档的验收
地质资料保管单位在接收到成果地质资料电子文档后应对其进行检查和验收。
1、验收重点
成果地质资料电子文档的查验重点是存档电子文件的格式、组织方式和所载信息的完整性，以及与纸质载体资料内容的一致性、电子文档的可再利用性和载体的安全性等内容。
2、验收方法步骤
（1）采取查杀病毒等安全措施后，如果所汇交的电子文档属于安全的，则可开始验收。
（2）对照电子文件登记表，逐个打开电子文件进行浏览检查。
（3）数据库应在相应的软件环境下检查，有管理系统或浏览软件时应在相应的系统或软件中检查。
（4）软件应安装试用，检查其安装情况和功能是否可用，非独立安装的软件应搭建相应环境进行检查。
（5）多媒体要使用相应的媒体播放软件或阅读器进行浏览，保证画面流畅、影音清晰、可辨。
3、验收、存储、复查
（1）载体的验收
电子文档的载体不应有擦痕、斑点、霉变、变形、损伤等痕迹，载体表面应清洁；电子文档载体应能在通用的读取设备上被正确读取，不携带病毒且能进行正常的复制；电子文档载体的外标签应正确无误。
（2）汇交凭单的验收
成果地质资料电子文档的汇交凭单（汇交联单等）应齐全，填写应规范正确。
（3）电子文件的齐全性、完整性和可再利用性验收
根据成果地质资料的汇交规定，对照电子文件登记表、任务书和审批材料等文件，仔细查验汇交电子文件的齐全性、完整性和可再利用性。同时，还要重点查验电子文档的源电子文件、插图文件以及数据库及其所需的系统库、字库、外挂链接库等文件的齐全性和可用性，保证所汇交的成果地质资料电子文件齐全、完整、正确、可用。
