中国科学院关于干部局档案室
与院机关各部门工作联系制度的通知
（[89]干字339号）
院机关各部门：
为了适应机关干部管理权限下放等需要，建立、健全规章制度，加强对机关干部档案的管理，进一步实现干部档案工作的规范化、制度化。现将我局干部档案室与机关各部门的工作联系制度通知如下：
一、院机关各部门干部调配、任免情况应按下列要求通知如干部局档案室；
1.院外或院属单位商调院机关的干部，需要查阅或调取干部档案时，应及时通知我局档案室，办理阅档、借档手续。
2.院机关内部干部调动时，应在通知下发十日内，特变动通知送交我局档案室。
3.院机关各部门从机关以外单位调入干部，如各部门已调来本人档案时，应在报到十日内，将其档集送交我局档案室；如尚未调来本人档案时，应在其报到十日内通知我局档案室调档。
二、新形成的干部档案材料归档要求：
1.院机关各部门所形成的应归入本单位干部档案的材料，应在材料批准之日起十日内，送交我局档案室归档；成批形成的材料，如工资普调、统一布置填写的表格等，可延长到一个月。
2.各部门印制或撰写归档材料的规格、归裆材料的撰写规定、归档手续及份数，均按《人事档案材料归档范围及要求(试行)》办理。
三、查阅、借用干部档案的规定：
1.院机关各部门查阅干部档案，须由本部门开具介绍信说明查阅对象、内容、目的，并经本部门分管干部的领导或党支部书记签字批准，一般由党支部组织委员或分管人事工作的干部承办。
2.干部局各处、室查阅干部档案，应经本处、室领导批准。
3.我局干部档案室根据领导批示提供有关材料，一般只供查阅，不外借。阅档应在我局档集室进行。
4.因特殊情况需将干部档案借出使用，须开具介绍信，按干部管理权限，经主管领导批准并办理登记手续。借档部门应专人负责，妥善保管。借出期限为一星期，到期后仍需使用，要办理续期手续。
5.摘抄或复制干部档案材料，须经我局档案室同意，并办理登记手续。摘抄时应记录在信纸上，不准记在笔记本上，用毕后应及时销毁。
6.查阅或借用干部档案，必须严格遵守《干部档案工作条例》和保密制度，不得丢失、泄密或公开干部档案内容。查阅人不得查阅本人及其亲属的档案。违反者，视情节轻重，予以批评教育或纪律处分。
