2．2．3 法律状态记载
专利申请的重要法律状态，特别是结案状态，应当记载在案卷夹封面和封三的相应栏目内。
2．2．4 流程记载
专利申请案卷在专利审批程序中运转情况（主要是进入各程序的时间），应当记载在案卷夹封面的相应栏目内。
2．2．5 其他记载
分类号、所属审查部门、各种标记（优先权标记、实审请求标记、保密标记、减缓标记等），应当记载在案卷夹封面相应的栏目内。
2．3 记载方式
本章2．2中所称的记载应当由立卷归档人进行。例如，申请人首次提交的文件由受理处立卷并记载；分类号、申请所属审查部门由分类审查员或者实质审查员立卷并记载；各种通知和决定由审查员记载并由流程管理人员立卷；申请人提供的其他文件由流程管理人员记载并由各责任审查员或事务处理人员立卷。
记载应当使用蓝色或黑色圆珠笔或钢笔，不得使用铅笔等易擦去字迹的工具来实现。
记录有误需要更正时，由经办人在更改处签章，并使被更正的内容依然可见。
2．4 整理与分册
审批程序结束时，应当对专利申请案卷进行整理。
当案卷内文件总页数超过105页时应当分册保管。分册时，应当考虑到文件的不可分割性，要在各分册的封面作出明显标记，并且还要在首册上注明册数（含首册）。
3．法律效力
专利申请案卷是对专利审批、复审、撤销、无效、侵权诉讼、权利争议等法律程序的真实记录。
申请人提出专利申请之后，在审批程序和其他程序中可能对申请文件进行修改，这种修改可能导致公布的文本与原始文件不相一致。审查员对专利申请进行审查时应当以原始文本为依据，对符合规定的修改给予考虑，并在授权文本中加以确认和公告。
4．查阅和复制
专利局对公布前的发明专利申请、授权公告前的实用新型和外观设计专利申请负有保密责任。在此期间，专利局除有关初审人员和实审人员（公布前进入实审的发明专利申请）外，任何人不得查阅和复制专利申请案卷。申请人因未留原稿对审查意见书答复有困难的，书面请求复制原始文件，经批准后可以办理。（法21）
任何人均可向专利局请求查阅和复制公布后的发明专利申请案卷和授权后的实用新型和外观设计专利申请案卷；经专利局批准后按规定办理。（细则91．1）
4．1 允许查阅和复制的内容
申请人提供的专利申请文件和对审查员的答复文件，审查员依法作出的各种正式决定和通知，当事人依法对专利申请或者专利提出的正式文件均属于允许查阅和复制的范围。
审批程序中，申请人为了说明技术特征而提供的保密资料，申请人的隐私材料，专利局各级领导对审查员的指示和对申请文件的批示等均属于不允许查阅和复制的范围。
4．2 查阅和复制程序
查阅和复制专利申请案卷中的文件，应当按照下列顺序进行：
（1）请求人提出书面请求并缴纳规定费用；
（2）专利局工作人员到案卷所在部门提取案卷，依照本章4．1中的规定对案卷进行整理，取出不允许查阅和复制文件；
（3）与请求人约定查阅时间并发出查阅通知书；
（4）查阅人凭查阅通知书到指定地点查阅文件；对需要复制的文件进行复制；
（5）专利局工作人员对查阅完毕的专利申请案卷重新整理后退回所在部门。
5．保存期限和销毁
5．1 保存期限
已结案的专利申请案卷可分为：授权前结案（视为撤回、主动撤回和驳回等）的案卷和授权后结案（视为放弃专利权、主动放弃、未缴年费失效、专利权期满和无效等）的案卷两种。
授权前结案的案卷的保存期为3年；授权后结案的案卷保存期为5年。保存期自结案日起算。（细则91．2及．3）
