1．1 案卷夹
案卷夹用于保存文件，同时也用于记录案卷的重要内容，因此案卷夹是案卷的一个重要组成部分。
当案卷夹遭到自然或人为的损坏需要更换新的案卷夹时，应当将案卷夹上的全部记录移至新案卷夹上，并将原案卷夹与案卷同时保存，不得随意销毁。
案卷夹设有二个文件装订条二个文件袋。
第一装订条上装订申请人向专利局提出专利申请时首次递交的各种文件（含专利申请文件和其他文件）和受理通知书正本。
第二装订条上装订提出专利申请之后产生的其他文件。
第一文件袋用于存放尚未处理或者尚未处理完毕的各种文件。
第二文件袋用于存放公报袋。公报袋内存放公开或者授权文件。
案卷夹的封面、封二、封三和封底分别用于记载流程、费用、法律状态等以及文件名称。
1．2 文件
专利申请案卷中的文件主要来自下列四个方面：
（1）申请人就一项发明创造向专利局提出一件专利申请要求获得专利权时，依法提供的专利申请文件及其附件。
（2）专利局在对专利申请文件进行审查过程中，审查员作出的一系列决定和通知以及申请人应审查员要求作出的各种答复；
（3）提出专利申请之后申请人主动办理各种手续时的文件及证明材料。
（4）在专利审批和授权后专利权有效期间内，任何人依法对该专利申请或者专利提出的各种文件以及专利局、复审委员会、人民法院等部门对这些文件审理后产生的文件。
上述文件经过处理、立卷、归档形成案卷的重要组成部分。
2．立卷原则
2．1 立卷时应当遵守下列原则：
（1）真实原则。收集的内容应当是申请人、专利权人、利害关系人、审查员等在申请专利、专利申请的审批、授权后各个法律程序中产生的原始文件。这些文件不得随意替换、删除、补充和涂改。需要更正的应当作出更正决定并说明理由。
（2）独立原则。每一件专利申请建立一份独立的案卷，以该专利申请的申请号命名，该命名使用于案卷存在的全过程。
同一申请人对若干专利申请案卷办理内容完全相同的手续时，应当分别对所在专利申请提出请求，这些文件将被归入各自的案卷中。申请人不得使用“参见”的方式省略文件。证明文件可以只用一份正本和若干副本，但应当注明正本所在案卷的案卷号。
专利局向同一申请人发出内容相同的通知或决定时，均应当一件专利申请一份通知或者决定，不得省略。
（3）时间顺序原则。当事人依法向专利局办理各种手续，对提出的各种文件应当及时处理，并及时立卷归档；专利局审查员在审理过程中作出的各种通知或者决定也应当及时立卷归档。
专利申请案卷按各文件处理时间的先后顺序立卷。
2．2 记载
2．2．1 文件的记载
案卷内全部文件（包括收文和发文）应当按先后顺序用阿拉伯数字连续编页码并记载在案卷夹的相应栏目内。
申请人提出专利申请时首次提交的各种文和受理通知书按下列顺序装订、编页码并记录在案卷夹上的封三上，其顺序为：请求书、优先权声明、说明书摘要、摘要附图、权利要求书、说明书、说明书附图（外观设计专利申请是请求书、优先权声明、图片或照片、简要说明）。
申请人提出专利申请后主动提交的各种文件或者应审查员要求提交的各种文件和任何人依法对该专利申请提出的各种文件都应当记载在案卷夹封四的收文栏内；审查员作出的各种通知或者决定应当记载在案卷夹封四的发文栏内。记载的内容包括文件名称、收发文日期和该文件所在的位置（页码）。
2．2．2 费用记载
收到各种费用时，应当将费用名称、缴费情况记录在案卷夹封二上。办理需要缴费的手续时，首先复核费用记录情况，办完手续时对该记录作出处理日期。
