其他文件符合下列条件的，专利局应当接收：
（1）各文件中注明该文件所涉及专利申请的申请号，并且仅涉及一件专利申请的；
（2）各文件是用中文书写，字迹清晰、字体工整，并且是用不易擦去的笔迹完成的。外文证明材料附有中文清单。
3．2 接收与不受理程序
专利局受理处及各代办处收到申请人、专利权人或者其他利害关系人递交的与专利申请有关的其他文件时，应当全面地，认真地检查和核对全部文件，努力理解当事人的意愿，依法接收或者作出不受理通知书。
3．2．1 接收程序
其他文件符合接收条件的，应当按照下列顺序予以接收：
（1）确定收到日：在全部文件上用穿孔日期机穿上当天日期，以记载受理处收到该文件的日期。未经受理处登记和穿日期孔的文件，不得进入审批程序。各代办处应当在清单上（无清单的在主文件上）加盖收文日戳并送专利局受理处穿日期孔。
（2）核实文件数量：清点全部文件数量。核对清单上当事人注明的文件名称与数量，将核实情况记录在清单上；申请人未提供清单时，核对主文件上注明的附件情况，将核实情况记录在主文件上。
（3）确定递交日：通过专利局受理处和各代办处窗口直接递交的文件，以收到文件之日为递交日；通过邮局邮寄递交的文件以信封上的寄出邮戳日为递交日，如寄出的邮戳日不清晰无法辩认时，以专利局或者代办处收到日为递交日（信封随文件一并存档），文件递交日应当记录在文件清单上（无清单的，记录在主文件上）。
（4）给出收到文件回执：当事人递交文件同时附送文件清单一式两份的，应当在清单副本上注明核实情况并加盖专利局受理处或者各代办处印章后送交当事人，清单正本上应当加盖经办人员名章和发文日期后存档，当事人递交文件同时未附送文件清单或者附送文件清单但不足两份的，可以不发出收到文件的回执。
3．2．2 不受理程序
其他文件不符合接收条件的，应当按照本章2．3．2中规定的顺序作出不受理通知书。
4．申请日的改正
申请人收到受理通知书之后认为受理通知书上记载的申请日与邮寄该申请文件日期不一致时，可以请示专利改正申请日。
专利局受理处收到申请人的改正请求后，应当检查改正请求是否符合下列要求：
（1）在递交专利申请文件之日起两个月内提出；
（2）附有收寄专利申请文件的邮局出具的寄出日期的证据。
符合上述要求的，受理处应当核对证据是否有效，有效的，应予改正申请日；不符合上述要求或者提供的证据无效的，不予改正申请日的。
准予改正申请日，应当作出重新确定申请日通知书一式两份，副本送交申请人，正本存档，并通知有关部门；不予改正申请日的，应当作出不受理通知书，说明理由并送交申请人。
5．受理程序中错误的更正（细则64．2）
专利局受理处或者各代理处在受理工作中出现的错误一经发现，应当及时更正。
对于不符合受理条件的专利申请予以受理或者给出了错误的申请号、申请日或者文件数量核实的错误，只有专利局受理处有权作出更正决定。
6．查询
专利局受理处设置收文登记簿。当事人除能提供专利局或者代办处的收文回执或者受理通知书外，以收文登记簿的记载为准。
查询时效为一年，自提交该文件之日起计算。
第四章 专利申请案卷
1．案卷及组成
专利申请案卷是专利申请在审批及有效期间内逐步形成作为原始记录保存起来以备查考的各种文件的集合。
专利申请案卷是审批和作出各种结论的依据。它详细、真实地表述了专利申请从产生、形成到消亡的整个过程。
专利申请案卷由案卷夹和各种文件组成。
