中国农业发展银行关于规范电子邮件系统运行管理的通知
（农发行字[1999]62号 1999年3月11日）
中国农业发展银行各省、自治区、直辖市分行，各计划单列市分行：
1998年6月，经过总行和各分行技术人员的共同努力，我行已初步建立了电子邮件系统，并投入试运行。电子邮件系统的建立，对加快总、分行之间的信息传递，加强收购资金封闭运行管理，起到了积极作用。根据1998年10月19日总行行务会有关精神，信息电脑部和办公室就建立我行“电子红头文件传输系统”做了大量的调研工作。根据建立该系统的实施方案，拟在电子邮件系统试运行的基础上，进一步规范电子邮件的管理，并在此基础上逐步建立“电子红头文件传输系统”。为规范电子邮件的管理，并为开通“电子红头文件传输系统”做好基础工作，现就有关问题通知如下：
一、加强组织管理按时完成用户注册工作。目前，各级分行注册工作较为缓慢，长期下去势必影响工作效率。请各分行务必于3月26日前完成用户的注册工作(信贷、财务、计划、信息等部门应首先建好，并进行相应的邮件传输测试)，凡是没有按期完成用户注册的分行，总行将进行通报。从3月29日起，总、分行之间的文件传递将按照本通知要求进行。用户注册规范见附件。
二、收发文管理工作。行发文由总行、省分行行发文管理员负责发送和接收(总行行收文管理员负责接收分行的行发文)；总行各部(室)及省分行各处(室)发文由总行各部(室)和省分行各处(室)发文管理员负责接收和发送。文件的发送和接收必须由收发文管理员统一负责，不得以个人名义发送正式文件。
收发文管理工作注意事项：
(一)邮件信笺的附件采用WORD97 WORD文档(DOC)和EXCEL97工作簿(XLS)格式，转发文件经图形扫描处理后存为TIF格式。
(二)通过电子邮件方式下发的文件，仅为文件信息，不做为正式文件，但其内容应与正式文件相一致，文件格式中必须包含文号、标题、主送机关和正文等公文要素。
(三)通过电子邮件系统，只能下发一般性文件或资料，凡是带有秘密、机密、绝密等密级的文件不得通过该方式下发，否则按规定将追究有关人员的责任。
三、加快局域网的建设步伐，不断充实局域网内容。已建局域网的分行，应尽快完成各处室网络工作站的调试工作；没有建局域网的分行，务必加快局域网建设。已为各处室安装工作站的分行，由各处室自行负责文件的收发；没有为各处室安装工作站的分行，收发文客户机暂时设在信息电脑部门，具体工作由各分行自行协商解决。同时，各分行要抓紧电子邮件系统的培训工作，使全体工作人员尽快掌握系统的使用方法。由各分行办公室负责本行的总体协调工作，信息电脑部门负责技术支持工作。
四、制定制度，保证电子邮件系统正常运行。为保证电子邮件系统的安全、畅通，各分行应尽快制定相应制度，落实专人负责系统的维护，在每个工作日内，必须保证邮件服务器的开机及正常运转，及时将添加的人员复制到公共地址本。
