第三条 备查范围
1．外汇局已下达处罚决定书的涉案数据；
2．海关、检察院、法院等执法部门已审理结案，并出具了相关判决、决定、裁定等书面文件的涉案数据；
3．企业因经营不善导致破产、倒闭，且法院出具了判决书或工商部门出具了吊销、注销营业执照证明的未核销或未交单数据；
4．经外汇局批准差额备查的数据。
第四条 备查的具体操作步骤为：
1．企业将本操作规程第三条规定的证明材料，向外汇局提出书面备查申请；
2．外汇局审核(审批表见附表一)；
3．为企业登记台帐(格式见附表二)；
4．在出口收汇核销计算机软件系统中对备查数据进行处理；
5．备查处理的有关凭证(处罚决定书、判决书、担保函等)实行专人专卷长期保管(各外汇分支局应当制定相应的保管制度)。
第五条 外汇局办理备查完毕后，应在出口收汇核销单退税专用联上注明净收汇额、币种、核销日期，并加盖“已核销”章后退企业(净收汇额为零的除外)。
第六条 由于客观原因，企业无法提供正常差额核销所需凭证，且该企业在最近一次出口收汇考核中被评定为“出口收汇荣誉企业”或“出口收汇达标企业”的，在企业法人代表提供书面担保(担保函格式见附表三)，保证其不存在逃汇、骗购外汇及其他违反外汇管理的行为，并承诺承担相关法律责任的前提下，可向外汇局申请并经批准后办理差额备查。
第七条 一个企业年度差额备查总额按其上年度的出口总额(出口收汇核销计算机软件系统中统计的应收汇总额，来料加工企业取其上年度实际收汇总额。下同)实行总量控制：
1．上年度出口总额在等值1，000万美元(含1，000万美元)以内的，差额备查总额不得超过其上年度出口总额的5％，并且不得超过等值40万美元；
2．上年度的出口总额在等值1，000万美元以上、5，000万美元(含5，000万美元)以内的，差额备查总额不得超过其上年度出口总额的4％，并且不得超过等值100万美元；
3．上年度的出口总额在等值5，000万美元以上、2亿美元(含2亿美元)以内的，差额备查总额不得超过其上年度出口总额的2％，并且不得超过等值200万美元；
