第十三条 各级医药管理部门和企事业单位实行由文件材料形成部门归档立卷的制度。由立卷人按档案部门的要求系统整理组卷，编排页码或张号，填写卷内目录，填写备考表，拟写案卷标题并划定保管期限，经立卷单位负责人检查，装订后向本部门档案处理（室、馆）移交并做好移交手续。档案著录一律用钢笔或毛笔书写。归档文件材料都必须做到书写材料优良，字迹工整清楚、图样清晰，便于长久保存。
第十四条 归档时间：各医药管理部门的文书档案、财会档案，应当在次年６月底以前归档，高等院校档案应当在次学年度寒假前归档。科研和基建档案等应在项目及技术工作完成后两个月内归档。归档范围及管理期限的规定另发。
第十五条 一般档案归档一份，重要档案除正本外，应当将副本一份组卷归档备用。几个单位协作完成的项目由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存自己承担任务有关的档案正本之外，应当将复制本送主办单位归档保存。
第十六条 医药管理部门和企事业单位的个人从事公务活动形成的各种载体形式的文件材料，必须按照规定向本部门档案室归档，任何个人不得据为己有。档案室的档案应按规定向档案馆移交。对于个人在非公务活动中形成的重要文件材料，档案部门可通过征集、代管等多种形式进行收集。个人向档案部门捐赠档案的，各医药管理部门应当予以奖励。
第五章 医药档案的管理与库房设备
第十七条 医药管理部门和企事业单位的档案机构，对接收的档案，按照有关规定进行鉴定，对保管期限，密级调整和需要销毁的档案提出建议，报本部门主管档案工作的领导批准后实施，并实行监销制。
第十八条 医药管理部门和企事业单位的档案机构，应当建立归档、保密、保管、利用、鉴定、统计等系统管理制度。按照有关规定定期向所在地区档案行政管理部门和上一级主管部门报送档案工作基本情况和统计报表。
第十九条 医药管理部门和企事业单位的档案机构，应当根据《
档案法》的有关规定和要求，对下属单位的档案工作经常进行监督、指导和检查。对在档案管理工作中取得显著成绩的单位和个人，给予表彰或奖励。对因档案管理混乱、工作失职给档案工作造成严重损失的，报有关行政部门，按照《
档案法》的有关规定追究当事人和主管领导的责任。
