现在，不少高等学校还没有完全实行文书处理部门和科技文件材料形成部门立卷归档制度；许多科研项目的归档材料达不到完整、系统、准确的要求；学校基本建设项目的立项、设计、施工及竣工验收等环节的技术文件不齐全，给使用和维修带来很多困难；反映学校基本活动的教学文件材料，多数未能收集归档，有些已经散失；各种载体的档案材料如照片、录音带、录像带、机读材料等，多数院校还未有效地统一管理起来；反映学校与社会联系的、在校外形成的大量文件材料收集更少；同时，学校简政放权后，立卷归档的分工范围也起了变化。因此，学校档案部门应当研究工作中遇到的困难和问题，提出解决办法，建立、健全必要的规章制度，把反映本校主要职能活动的各种文件材料完整、系统地收集起来。学校各部、处应支持档案部门的工作，帮助他们疏通渠道，采取有效措施，使文书处理部门和科技文件材料形成部门的立卷归档工作真正做到制度化。
为了发挥档案部门的监督作用，今后在评定职称、上报科研成果和验收基建工程时，应有档案部门提供的证明，否则不予办理。对有关领导和个人失职造成重要档案材料损失的，要追究责任。
鉴于学校的基本任务是培养人才，在教学活动中产生的文件材料是学校档案的重要组成部分，各院校应特别重视，组织力量及时收集归档，以进一步发挥它在教学管理和质量评估等方面应有的作用。原教育部印发的《
高等学校科学技术档案工作办法》和《高等学校文书档案保管期限表》，曾分别对教学文件材料的归档范围作了规定。为了便于工作，我们拟订了《高等学校教学文件材料归档范围》（附后）作为对上述两个文件的补充。由于情况比较复杂，目前暂不规定统一的管理办法。
五、进一步做好档案的利用工作
加强学校档案工作的根本目的，是及时、准确地提供档案材料，为学校和社会服务。前几年，一些高校由于基础工作差，人员紧缺，管理水平低，档案工作远不能满足校内和社会多方面的要求。学校档案干部必须明确树立全心全意为教学、科研和各项管理工作服务的思想，逐步改变目前服务手段落后，服务方法简单的状况。要认真开展编研工作和咨询服务，主动为利用者提供系统的档案材料；基础较好的档案馆（室），可按国家规定，有步骤地向社会开放，最大限度地发挥档案的作用。各校应从实际出发，逐步完善服务手段，逐步编制必要的检索工具，健全检索系统，提高利用工作的质量。有条件的高等学校，在学校统筹安排下，可积极探索电子计算机、缩微贮存、检索等现代化管理的方法和途径，逐步实现档案工作的标准化、规范化和现代化。
