业务人员在办理错账冲正时，必须有两个或者两个以上的原始附件：一个是原错误凭证和其有关原始附件的复印件；另一个是根据上述附件填制的错账冲正审批单。
错账冲正审批单一式两联，包括以下要素：凭证编号、错账会计分录、冲正会计分录、冲销原因说明、原经办和原复核等（见附表1、附表2）。审批单内容由经办人填写，按照会计年度和部门号码顺序编号，部门号码规定如下：会计一处为：CK；会计二处为：ZD；营业处为：YE；行政部财务处为：XZ。如果会计一处冲销99年第9笔错账时，冲销审批单的编号应为99CK09号。经复核正确后，交二级有权签字人或者一级有权签字人签字，（每位授权人在一份审批单中只能有一次签字权，不能代签、多签）。第一联作为冲账凭证的原始附件，编制冲正凭证，第二联作为错账冲正登记簿由复核人员单独保管，作为会计监督和年终考核依据，年末交会计档案管理人员统一入库保管。
（二）由于本行业务部门原因引起的错账冲正
业务部门原因引起的冲账行为系指由于银行内部其他业务部门原因引起的错账，相关会计核算部门必须进行错账冲正的行为。
发生这种情况在办理错账冲正时，除（一）中的两个原始附件外，业务部门还必须提供有关事项更改的详细说明，并由业务经办和该部门总经理助理以上人员签字。
（三）由于外单位原因引起的错账冲正
外单位原因导致的错账冲正包括下面两种情况：
1.因非开户银行单位导致的错账冲正行为
这种情况指由于我行外部非开户银行单位原因导致的错账，相关会计核算部门必须进行错账冲正的行为。会计人员在办理错账冲正时，除（一）中的两个原始附件外，还必须有该单位主要负责人签字的详细情况说明及相关事项的重要单据。
2.因开户银行错账导致的错账冲正行为
这种情况指由于我行开户行原因导致的错账，有关会计核算部门必须进行错账冲正的行为。会计人员在办理错账冲正时，除（一）中的两个原始附件外，还必须有可作为冲正依据的开户银行冲正回单。
四、错账冲正的方法
（一）当年发现本年度错账用红字更正法
1.记账凭证中的单方会计科目、账户入错，金额正确，采用红字更正法编制同方向的红蓝字凭证单方冲正，冲错的用红字，正确的用蓝字。
2.记账凭证中的借贷双方会计科目、账户均入错，而金额正确，采用红字更正法编制红字冲正凭证，冲销错误记录，然后按照正确的会计科目编制蓝字凭证。
