第十二条 各单位档案人员，应在每年年度开始前，根据本单位的工作任务，参照上年度的案卷类目，拟定本年度案卷类目，参照本办法的规定，对具有保存价值的文件及时收集、归档。
第十三条 归档文件整理规则
（一）分类
分类采用年度一机构（或问题、发文文号）—保管期限进行归档。
１．分年度
将文件按其形成的年度分开。
２．分机构（或问题、发文文号）
将文件按其形成部门或承办部门（或按其内容反映的问题、发文文号等）分开。
３．分保管期限
将文件按划定的不同保管期限分开。
（二）装订
归档文件应按件装订。
１．原则上每份文件单独计算为一件。文件正本与定稿为一件；正件与附件为一件；报表、名册、图册等，一册（本）为一件；请示、报告与批复、批示，来文与复文一般分别计算件数。
２．同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；不同文字的文本，中文本在前，外语本在后；汉文本在前，少数民族文本在后。
（三）排列
归档文件应在分类的基础上进行排列。
１．不同年度的文件，按年代先后顺序排列。
２．不同机构（或问题）的文件，按内设机构序列（或分类时问题间的顺序）排列。
３．不同保管期限的文件，按永久、长期、短期的顺序排列。
４．分类后最低一级类目中的文件，按事由或时间、重要程度等因素排列。会议文件、非诉讼案件材料、统计报表、简报、刊物等一般应分别排列在一起。
（四）加盖归档章
归档文件应逐件在首页上端的空白位置加盖归档章。归档章应包括以下基本项目：全宗号、年度、期限、盒号、件号、页数、机构。填写归档章项目时字迹材料应符合存档要求。
１．全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。
２．年度：填写文件归入的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
３．期限：即保管期限，标注归档文件保管期限为“永久”、“长期”、“短期”。
４．盒号：即档案卷号，以保管期限“永久”、“长期”、“短期”分别用阿拉伯数字标注顺序号。
５．件号：每一盒档案内文件的排列顺序号。
６．机构：填写相应机构名称。
（五）装盒
归档文件应按件号顺序装入档案盒。不同年度的文件不应装入同一盒内。不同保管期限的文件不应装入同一盒内。按问题分类时，不同问题形成的文件不应装入同一盒内。
