要求寄达邮政以电话通知收件人到局领取的，寄件人应准确填写收件人电话号码；要求向收件人自备传真机上传发的，寄件人应填写收件人三类传真机号码。
第三十一条 营业窗口收寄手续：
（一）查核邮件寄达地是否属于业务通达范围，并验视寄发的内容、书写规格及传输页的填写是否符合规定。对不符合规定的邮件按本规则第２３条规定办理。
（二）验视无误后，应在传输页上填写收寄局名、电子信函页数（传输页除外）和邮件号码。邮件号码自２０００１起编至２９９９９止。号码前加注汉语拼音收寄局局名和代码（如：Ｂｅｉｊｉｎｇ９００－２００３７），并计收邮件资费和加盖收寄局日戳。
（三）寄件人以现金交付邮件资费时，收寄人员应开具“电子信函邮件收据”（电函２００３）一式三联。第一联交寄件人收执；第二联为缴款凭证；第三联为存根。
（四）以邮资总付方式交寄邮件时，寄件人除依式填写传输页外，还应填写“国际电子信函邮件交寄清单”（电函１００３）一式二份，并加盖交寄单位印章和签署姓名。
收寄人员逐件验视并办理收寄手续后，在交寄清单上填入邮件号码、页数和资费，并在规定的位置上加盖日戳及名章。第一联作为计费凭证；第二联交寄件人收执。
第三十二条 用户通过自备传真机向当地业务开办局交寄国际电子信函邮件时，应填写“传输页”和“交寄清单”各一份。值机人员接收后交营业窗口按邮资总付用户交发国际电子信函邮件手续办理。
第三十三条 到户揽收国际电子信函邮件的收寄手续：
（一）到户揽收国际电子信函邮件时，揽收人员应按本规则第三十一条第（一）、（二）款办理。但需单独编列邮件号码，揽收人员的代号（ＡＢＣ等）应写在收寄局代码的后面（如：Ｂｅｉ－ｊｉｎｇ９００Ａ－２００３７）。
（二）揽收邮资总付用户的邮件时，还应按本规则第３１条第四款规定办理。但“国际电子信函交寄清单”上可以不加盖收寄局日戳，由揽收人员签注收寄日期、时间后，一份当即退交寄件人留存。
（三）对现金交付邮资的，揽收人员应按本规则第三十一条第（三）款规定办理。
（四）揽收后的国际电子信函邮件，一律由揽收人员登列“电子信函邮件交接清单”（电函２００５）一式三份。一份连同所收资费及收据第二联或“国际电子信函交寄清单”（电函１００３）交营业收寄人员复核；一份同国际电子信函邮件一起与值机人员办理交接。
第三十四条 营业人员应将用户机上交寄和窗口收寄的国际电子信函邮件登入“电子信函邮件交接清单”（电函２００５），并应在“备注”栏内注明“国际”字样，按出口时限的规定交值机人员发出。
第三十五条 营业结束后，营业人员应根据收据存根，大宗用户交寄清单和当日（班）出口邮件进行平衡合拢。并按照收据存根扎结，填制缴款单（邮特２００７）连同现金、支票及收据第二联向财务出纳员缴款。
第三十六条 补发副收据和退补邮费的处理
（一）寄件单位（个人不受理）要求补发副收据，可根据原收据（如不能交验原收据应出具证明）免费补发相关邮件副收据。补发的收据及其存根上应批注原收据日期、号码和加盖“副收据”戳记。在原收据或相关证明上还应批明“×年×月×日已补发副收据”字样。相关证明附存根后面存查。
凭副收据要求办理邮件查询、撤回和补偿时，不予受理。
（二）邮件收寄后，发现多收或少收邮费时，应依式填写“退还／补收邮费收据”（邮１６１６）一式二份，向寄件人退、补。并在相关邮件原收据上批注退／补费数目和退／补邮费收据号码，以备查考。“退还／补收邮费收据”用作退还邮费时，将“补收”字样划销。反之，将“退还”字样划去。
（三）补收邮费时，将收据一份交付款人收执，收回的邮费列入当日营业收入报表上缴财务。退还邮费时，将收据一份由收款人签章后作为营业帐务处理凭证。
第六章 出口邮件的传输
第三十七条 各局收寄的国际电子信函邮件应在规定时限内由值机人员传发至中继局。
第三十八条 邮件在传发前，值机人员应严格复核把关，认真查核下列各项：
（一）寄达国和寄达地是否为业务通达范围（对寄件人要求直发收件人自备传真机的邮件除外）。
（二）所寄发的邮件有无违反禁寄规定。
（三）所寄发邮件的尺寸、字符等是否符合要求。
（四）由寄件人填写的传输页是否符合规定。有无错写寄达国名和寄达地名；寄达地名与国名是否相符；外文字母有无大写。
（五）邮件收件人名址是否已详细填写。有无邮政编码、电话号码或传真机号码。
如发现不符，可以代为更正补办的，应代为更正补齐；无法更正补办的，应立即通知收寄部门与寄件人联系，尽快补齐后传发。
第三十九条 各局在向中继局传发时，要依照“国际电子信函寄发流水号登记表”（电函１００４）在传输页上逐件编列寄发流水号，寄发流水号自００００１起编，每月换编一次。
第四十条 经拨叫相关中继局传真机号码并发出接收信号时，要核对传真机显示屏上的号码与所呼叫传真机号码是否相符。查核无误后，先传送“国际电子信函传输页”（电函１００２），再按页码顺序逐一传发邮件。
第四十一条 机上传输完毕，值机人员应查核所传页数是否同传输页上所注页数相同，以防漏传。并将机上提供的“操作报告单”（ＡＣＴＩＶＩＴＹ ＲＥＰＯＲＴ）贴附在传输页后面备查。
