｜ ｜ ｜１３．各种笔记、手稿 ｜
｜ ｜ ｜１４．照片、录音、录像、影片 ｜
｜ ｜ ｜１５．重要来往书信、电报 ｜
｜ ｜ ｜１６．获得的奖状、奖品、证章、证书 ｜
｜ ｜ ｜１７．国内外专家、学者对他的评价 ｜
｜ ｜ ｜１８．唁函、唁电（已故） ｜
｜ ｜ ｜ 注：１１至１８项如在教学、科研及其它大类中已归档｜
｜ ｜ ｜ 的材料这里可填写卡片存入 ｜
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｜１１０２｜逝世人员｜０１．履历材料 ｜
｜ ｜档 案｜０２．自传材料 ｜
｜ ｜ ｜０３．鉴定材料 ｜
｜ ｜ ｜０４．考核材料 ｜
｜ ｜ ｜０５．政治历史问题的审查材料 ｜
｜ ｜ ｜０６．参加党团组织材料 ｜
｜ ｜ ｜０７．奖励及英雄模范先进事迹材料 ｜
｜ ｜ ｜０８．处分、取消处分及甄别、复查材料 ｜
｜ ｜ ｜０９．反映职务、职称、工资等方面的材料 ｜
｜ ｜ ｜１０．其它材料 ｜
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｜１１０３｜离退休人｜同１１０２的基本范围相同（１０项） ｜
｜ ｜员档案 ｜ ｜
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｜１１０４｜干部档案｜同１１０２的基本范围相同 ｜
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｜１１０５｜工人档案｜同１１０２的基本范围相同 ｜
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｜１１０６｜临时工 ｜同１１０２的基本范围相同 ｜
｜ ｜档 案｜ ｜
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｜１１０７｜其它人 ｜同１１０２的基本范围相同 ｜
｜ ｜员档案 ｜ ｜
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高等学校档案案卷的构成格式
《高校档案案卷构成格式》是根据中华人民共和国国家标准《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《照片档案管理规范》及其它有关标准，结合高校档案特点，配合分类原则和分类表的使用而编制的。
一、主题内容
本标准规定了高校档案卷盒格式、卷内目录格式、卷内备考表的格式、其它载体档案装具格式及其制成材料的要求。
二、术语
１．案卷
由互相联系的若干文件组成的一种档案保管单位。
２．卷内目录
案卷内登记文件及其排列次序的目录。
３．卷内备考表
说明案卷内文件状况的表格。
４．档号
档案的编号。包括：全宗号、年度号、类目号、案卷顺序号（案卷号）、与文件顺序号（件号）。
全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。
年度号：标识年度数字的符号。
类目号：标识类目的符号，用以表示类目在分类体系中的位置和排列顺序，即分类表中的类目号。
案卷号：类目内案卷的顺序编号，即分类的最下位类内，每一案卷的顺序号，在同一个类目内不允许出现重复的案卷号。
件号：案卷内文件的顺序编号，在同一案卷内不允许出现重复的文件号。
三、案卷卷盒格式
１．卷盒尺寸及制成材料
卷盒采用３１０ｍｍ×２２０ｍｍ（长×宽）、厚度尺寸分别为１０、１５、２０、３０、４０ｍｍ五种。卷盒制成材料采用牛皮纸双裱板压制。
２．案卷封面项目
案卷封面采用案卷外封面和内封面两种形式，外封面印制在卷盒的正表面，内封面排列在卷内目录之前，外、内封面样式相同。
封面项目包括：档号、档案馆（室）号、缩微号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级。
３．封面项目填写方法
档号：填写全宗号、年度号、类目号、案卷号。
档案馆（室）号：填写国家给定的本档案馆（室）的编号。
缩微号：填写缩微时给定本案卷的编号。
案卷题名：案卷题名即案卷标题。管理性质的文件材料组成的案卷，应简明准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种；科技项目性质的文件材料组成的案卷，应简明准确揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称、代字、代号及其组件、部件、阶段的代号和名称。
编制单位：填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。
编制日期：填写案卷内文件材料的起止日期。
保管期限：填写其划定的保管期限。
密级：填写依据保密规定划定的密级。
４．案卷脊背项目包括档号、案卷题名。
档号位置分为四段分别填写档号的四个部分即全宗号、年度号、类目号、案卷号。
案卷题名填写和封面相同，如写不下可缩写或不写。
四、卷内文件目录格式
１．目录用纸幅面尺寸采用国际标准Ａ4型（即长×宽２９７ｍｍ×２１０ｍ
ｍ）或国内通用１６开型（即长×宽２６０ｍｍ×１８５ｍｍ），用７０ｇ以上白色书写纸。
２．卷内目录项目包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。
３．卷内文件目录填写方法
顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号亦即件号，即档号中的文件号，用阿拉伯数字从１起依次标注。
文号：文件制发机关的发文字号或图样的图号，设备、产品、机件的代号。
责任者：文件材料的编制部门或主要责任者。
题名：即文件标题。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“〔〕”号。
日期：文件形成时间，填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年月的数字右下角加“·”。
页号：每份文件材料首页上标注的页号，最后一份的文件起、止号都要填上。
备注：留待对卷内文件作说明之用。
五、卷内备考表格式
１．卷内备考表尺寸及制成材料同卷内目录。
２．卷内备考表项目包括：本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。
３．卷内备考表排列在案卷内文件材料的尾页之后。
４．卷内备考表的填写
本卷情况说明：填写卷内文件的件数、页数及缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好以后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名、标注时间。
立卷人：由责任立卷者签名。
检查人：由案卷质量审核者签名。
立卷时间：填写完成的立卷日期。
六、案卷各部分的排列及页号编写
１．卷盒内各部分排列为：内封面——卷内目录——文件——备考表。盒内材料可采用装订和不装订两种形式。
２．卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的文件材料在右上角或右下角，双面书写的文件材料正面在右上角或右下角，背面在左上角或左下角编写页号。
３．案卷内不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面。
七、其它裁体档案组卷
１．其它裁体档案原则上也要组卷，卷盒、卷内文件目录、备考表与纸质相同。
２．底图一个工程为一卷，或按部分分为若干卷，照样填写卷内文件目录和备考表，底图放入底图柜内不装订。
３．照片按统一分类单独组卷。照片、底片和说明用照片芯页固定，芯页尺寸为２９７×２１０ｍｍ插袋式，芯页正面放照片和说明，背面放照片相对应的底片。
４．录音带、录像带每盒为一卷，可放入卷盒内。
５．影片、唱片、每盘为一卷，单存入盒内。
６．磁盘、光盘按统一分类单独组卷放入卷盒内。
７．幻灯片和照片同样组卷。
８．缩微按原件的卷次组卷编号加标识符号。
高等学校档案案卷目录和文件目录的构成格式
案卷目录和文件目录是查找利用档案最基本的必备的检索工具，是编制其它检索工具的重要依据，是登记与统计档案的工具，是检查档案安全保管状况的重要手段，每个档案馆（室）必须编制案卷目录和文件目录。
（一）案卷目录
案卷目录由封皮、序言、目次、案卷目录表和备考表组成，用纸幅面采用国内通用１６开型（即长×宽为２６０ｍｍ×１８５ｍｍ）或采用国际标准Ａ４型（即长×宽为２９７ｍｍ×２１０ｍｍ），封皮除外。
规定案卷目录号使用档号中的年度号，一般每年编制一本，如每年案卷比较多需要编制若干册，这就需要在案卷目录号后边注明第几册。
１．封皮
（１）封面
封面项目包括：全宗号、案卷目录号、目录名称、编制单位、形成案卷目录的时间。
“全宗号”填写案卷封面档号中的全宗号。
“案卷目录号”填写案卷封面档号中的年度号，规定案卷目录号即为年度数字号，如果案卷较多一年需要装订若干册案卷目录则需在案卷目录号的后边注明第几册。
“目录名称”每年装订一册案卷目录应写为××××年案卷目录，如每年装订若干册应写为××××年××类案卷目录。
“编制单位”填写立档单位。
如果案卷目录编制成若干套，还应注明第×套。
“形成时间”填写形成案卷目录的时间。
（２）脊背
脊背应标明第×号全宗和第××××案卷目录第×册。
２．序言（又称为案卷目录说明）
在案卷目录的开始，对案卷数量，分类和立卷原则、档案整理情况、存在问题作简要说明。有的案卷目录说明还需扼要地介绍档案产生的历史背景、机构变迁以及档案管理方法的改进等。
３．目次
根据目录内分类排列情况，分别写明各个类的名称及其所在页码，它是案卷目录的目录（索引）。
４．案卷目录表
案卷目录表项目包括：案卷号、题名、年度、件数、页数、保管期限、箱号、备注。
“案卷号”是案卷在目录中排列的顺序号，填写档号中的类目号和卷号。
