第十八条 检索查询模块中必须设置题名、责任者、形成时间、主题词、分类号等检索项。根据用户需求，还可设置文件编号、档号等辅助检索项。
第十九条 检索查询模块应能满足下列主要要求：
（一）能根据检索项提供多条件组合查询，并能对常用检索途径进行优化，满足用户对查全率、查准率的要求；
（二）能根据用户需要设置目录检索、全文检索、图文声像一体化检索等功能；
（三）能对查询结果进行显示、排序、转存、打印或选择输出等技术处理。
第二十条 借阅管理功能应包括对利用者以及利用的目的、时间、内容、效果等信息的记录、分析、统计以及档案催退、续借、退还等功能。
第六章 辅助实体管理功能
第二十一条 辅助实体管理模块应具备对档案征集、接收、移交以及档案鉴定、密级变更等进行相应管理的功能。
第二十二条 辅助实体管理模块应能满足下列主要要求：
（一）对征集、接收、移交档案的时间、来源、交接人、数量、种类、载体等进行管理；
（二）对档案划控、保管期限变更、密级变更、鉴定销毁等进行管理。
第七章 安全保密功能
第二十三条 档案管理软件的研制、安装和使用，必须符合《
计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发〔1998〕1号）的各项要求，具备系统访问控制、数据保护和系统安全保密监控管理等基本功能，确保档案数据安全。
第二十四条 系统访问控制，必须能实现严格的权限控制，并具有防止越权操作的技术措施。
第二十五条 数据保护，必须保证系统对档案数据的采集、存储、处理、传递、使用和销毁按照国家有关保密规定进行，并在各项操作中有相应的密级识别。涉密系统还应有严格的数据加密措施。
