第十一条 数据库管理系统的选择应充分考虑用户所需的数据容量；数据结构设计应符合检索优先的原则，能够以DBF文件格式或通过XML文档进行数据交换，并具备安全、合理、灵活等特性。
第十二条 数据项的设置应符合《档案著录规则》（DA/T 18-1999）的规定。
第十三条 系统应提供键盘录入、文件扫描和直接接收电子文件等多种档案数据输入方式。
具有文档一体化功能的档案管理软件，应能保证系统内文件处理部分录入的数据与档案数据对应项目的格式完全一致，并能根据归档标识实现归档文件的有效迁移。
具有图纸管理功能的档案管理软件，其录入图纸的幅面（如A0）与精度（如200dpi）应满足用户的应用要求。
第十四条 各种不同类型的档案数据，其文件格式均应尽量采用通用文件格式。
本规定推荐的通用文件格式为：文字型数据采用XML文档和RTF、TXT格式；扫描图像数据采用JPEG、TIFF格式；视频数据采用MPEG、AVI格式；音频数据采用MP3、WAV等格式。
确需采用专用（非通用）格式的，应能根据需要按要求实现与通用格式之间的转换。
第四章 整理编目功能
第十五条 整理编目模块应具备数据采集、类目设置、分类排序、数据校验、目录生成、数据统计、打印输出等基本功能，并能根据用户需要增设主题词（或关键词）及分类号的自动标引功能。
第十六条 整理编目模块应能满足下列主要要求：
（一）能为用户自行设置实体分类方案预留空间，并能满足自动按照分类类目进行分类和排序；
（二）能自动生成档案管理所需各种排列序号，并能由用户自主修改和重排序，保存时有防重号校验功能；
（三）能自动生成符合档案工作相关标准的各类目录和备考表等；
（四）具备功能齐全的统计功能，并能生成相应报表；
（五）具备完备的打印输出功能，能打印输出各类目录、统计报表、备考表等。
第五章 检索查询功能
第十七条 检索查询模块应具备对档案信息数据进行多种途径检索查询的基本功能，并具备借阅管理等辅助功能。
