司法部办公厅关于进一步加快机要文件运转和加强机要文件管理的几点意见
（2002年1月23日）
各司局、各直属单位：
机要文件顺畅、安全的运转，是提高机关工作效率，确保机关工作正常开展的重要保证，必须严格规范，加强管理。当前，在机关文件运转中还存在一些问题，主要是少数单位经管文件人员责任心不强，不能及时取文、办文、退文；有的单位取文人员不固定，甚至让临时借调人员取文；还有的直属单位取文不按时，不遵守有关规定，影响了办文效率，使文电保密安全留下隐患。为转变上述情况，进一步加速文件运转，加强机要文件管理，经部领导同意，现提出以下几点意见：
一、各司局各单位要确定专人负责机要文件管理、运转工作。各司局、各单位要固定一名文件经管人员，该人员必须是中共党员或共青团员，且在职公务员，或经政治部批准返聘的人员。各单位确定文件经管人员后要向办公厅（机要档案督办处）备案；临时替代人员也必须是公务员或政治部批准的返聘人员，并要向机要档案督办处履行备案手续。
二、实行办件和阅件制度。为了提高文件的运转速度，今后，办公厅将对时效性强的文件，分别标为办件和阅件两类，盖有办件章的文件，有关司局、单位和人员应根据来文单位所设时限尽快办理；盖有阅件章的文件，要及时传阅，应退回的文件要及时退回，不得横向传递，从机要档案督办处取走的需要退还的文件要及时退还。每位部领导处、各司局、各直属单位都实行收文、退文盖章制度，每一个交接环节都要有时间记录。有时间限制的紧急文件，不能投放机要文件交换柜内。如有给部领导的阅件、办件，且部领导在京外出差，请各有关司局、单位、人员将需办需传件送总值班室电传部领导。如有部领导指示快办、快阅件，批给司局或直属单位的，由办公厅机要档案督办处复印后发给相关单位。
三、实行每日取文签到制度。部领导秘书和部机关各司局经管文件人员，应每天按时取件，部直属单位一般每周不少于一次。机要档案督办处将建立各单位取文签到表，部领导秘书、各司局、各单位经管文件人员每天取文时要进行登记。对不按时取文的，办公厅机要档案督办处口头予以提醒，三天以上仍不能按时取文的由办公厅通告司局、单位领导，因不按时取文造成压误事故的，办公厅要以适当形式进行通报。每日取文时间固定为下午1：30至3：30。因特殊情况不能按时取文，应预先告知办公厅机要档案督办处。
