(四)下列情况应附办文说明：附件和支持性材料中没有，而领导签批文稿需要知悉的情况；需要提请领导关注的某些相关情况；文稿中的决策或决定突破了某些规定，或改变了惯例，需要做特殊说明的；涉及文稿办理过程的有关情况，决策选择、取舍的理由辨析，文稿中处理方式的解释；涉及其他部门业务时，听取意见的情况，会签及采纳意见的情况，尤其是不采纳相关部门意见的理由；由非分管领导代签文稿时，应说明背景情况以及确需其代签的理由；不便在文稿中表述的有关意见，包括紧急或拖延的理由、密级处理的考虑、文稿所及事件的处理步骤等。
有关办文说明的具体事宜按照《中国人民银行办公厅关于进一步规范公文办理和签报管理的意见》(银办函[2003]374号)的要求办理。
(五)公文的文种应当根据行文目的、行文方向、公文内容确定。
(六)请求上级机关批转、转发公文的请示件，应随文附上代上级机关拟写的批转或转发公文的文稿。
(七)公文中人名、地名、机构名、数字、日期、引文以及简称的使用要准确、规范。
1．引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用公文一般应原文引用，引用的原文部分应标注引号；不便原文引用的，必须准确引用原意，不标注引号。引用外文应当注明中文含义。
2．公文中，同一人员、机构、地点的称谓要前后一致。使用简称应该规范，一般应当先使用全称并注明简称，注明简称后应统一使用简称。公文中的外文名称或其缩写形式，第一次出现时应注明中文译名。
分支行报送总行的公文中涉及行文单位的称谓应自称“我分行”、“我营业管理部”、“我中心支行”或“××分行”、“××营业管理部”、“××中心支行”。
3．结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1．”，第四层为“(1)”。
4．公文中应当使用国家法定计量单位。
5．公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用词、缩略语、在具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
6．日期应当写具体的年、月、日。
(八)拟稿一律使用A4纸，并按规定填写发文稿纸首页的相关内容，首页各项签名应用钢笔或签字笔书写，其他项应打印。
第二十九条 公文的内容涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，主办部门应在文中列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
第三十条 公文审核
公文在送行领导签发之前，应由办公厅(室)进行审核。公文审核实行分级负责制。主办单位的办公室(综合处)要有专人对本单位拟写的公文进行初审；主办单位负责人要严格把关，对文稿内容、数字的真实性和准确性负责。
公文审核的主要内容包括：
(一)是否确需行文。
(二)行文方式及级别是否妥当，是否符合行文规则。
(三)是否符合党和国家的方针政策，是否符合国家法律法规。
(四)是否符合公文拟制的有关要求。
(五)内容涉及其他部门的文稿，是否经过协商、会签，意见是否一致，如意见不一致，主办单位有否加以说明。
(六)是否符合公文处理程序和公文格式的规定。
(七)有关的附件、办文依据是否备齐。
(八)密级的确定是否合乎规定，紧急程度的设定是否合乎情理。
(九)主题词标引是否准确。
(十)主送、抄送、内部发送范围是否恰当。
(十一)发文稿纸及版面是否整洁。
公文经审核如需进一步明确政策、调整结构或修改较大需清稿、会签、文中内容要作说明、补充附件，或者发现不需要发文等，办公厅(室)应主动与主办单位协商。对协商一致的，直接退主办单位修改；如不能协商一致，应将文稿附由办公厅(室)负责人审批的退稿意见退回主办单位，或由办公厅(室)向行领导写出说明。
