目录统一使用A4幅面的纸张，用小四号字。其中，件号按文件排列顺序填写；责任者填写对该文件负责的单位名称（使用全称或者规范化的简称）或者人名；文号填写文件字号或者期刊编号，没有文号或者期刊编号的，不填；题名填写文件标题，除联合发文外，标题中的单位名称可以省略，没有标题的，可以填写事由，外加“［］”；日期对于正式文件填写签发日期，其他材料填写形成日期，用8位阿拉伯数字填写，如 “20091231”；页数按该件有字的页面计算，用阿拉伯数字填写；备注填写需要说明的问题。另外，没有按保管期限进行分类的，在归档文件目录中增加一栏“期限”，填写文件所属保管期限。
十四、归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目（见下图）。其中，全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。
归档文件目录
全宗名称：国家税务总局
年 度：
保管期限：
机 构：金税三期
（问题）
|
十五、将归档文件按本档案室编号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊上各项。
档案盒应采用无酸纸制作，外形尺寸为310mm×220 mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。档案盒封面应标明全宗名称，并根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。
十六、在档案盒内文件之后置放备考表，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。其中，盒内文件情况说明填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；整理人填写负责整理归档文件的人员姓名；检查人填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名；日期是归档文件整理完毕的日期。
附件2
国家电子政务工程建设项目文件归档范围和保管期限表
序号
| 归 档 文 件
| 保管期限
|
1
| 立项阶段文件
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|
1.1
| 项目建议书阶段
|
|
1.1.1
| 项目建议书及批复文件
| 永久
|
1.2
| 可行性研究报告阶段
|
|
1.2.1
| 可行性研究报告及批复文件
| 永久
|
1.2.2
| 项目调整申请及批复
| 30年
|
1.3
| 初步设计阶段
|
|
1.3.1
| 初步设计方案和投资概算报告及批复
| 永久
|
1.3.2
| 项目调整申请及批复
| 永久
|
2
| 项目管理文件
|
|
2.1
| 综合管理文件
|
|
2.1.1
| 建立项目领导和实施机构文件
| 10年
|
2.1.2
| 项目管理计划、年度总结
| 10年
|
2.1.3
| 投资、进度、质量、安全、合同控制等文件
| 10年
|
2.1.4
| 对项目各分系统的审批、评审文件
| 10年
|
2.1.5
| 项目管理各项制度、办法
| 10年
|
2.1.6
| 调研报告、考察报告
| 10年
|
2.1.7
| 项目试点工作安排、总结
| 10年
|
2.1.8
| 项目会议文件、项目简报、汇报材料
| 10年
|
2.1.9
| 日常管理的请示批复、往来函件
| 10年
|
2.1.10
| 知识产权文件、协议、证书
| 30年
|
2.1.11
| 项目管理工作照片、音像
| 30年
|
2.2
| 招投标文件
|
|
2.2.1
| 招标文件、委托招标文件
| 30年
|
2.2.2
| 评标文件、评分标准及打分表、评标报告、中标通知
| 10年
|
2.2.3
| 中标的投标文件（正本）
| 永久
|
2.2.4
| 未中标的投标文件
| 终验后2年
|
2.2.5
| 政府采购文件
| 10年
|
2.3
| 合同文件
|
|
2.3.1
| 合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、协议书
| 永久
|
2.3.2
| 合同变更、索赔等文件
| 永久
|
3
| 设计阶段文件
|
|
3.1
| 设计开发文件
|
|
3.1.1
| 需求分析文件
|
|
3.1.1.1
| 需求调研计划、记录、需求分析、需求规格说明书
| 30年
|
3.1.1.2
| 需求评审
| 30年
|
3.1.2
| 设计开发文件
|
|
3.1.2.1
| 设计开发计划、设计方案
| 10年
|
3.1.2.2
| 概要设计说明书、概要设计评审
| 30年
|
3.1.2.3
| 详细设计说明书、详细设计评审
| 30年
|
3.1.2.4
| 数据库结构设计说明书
| 30年
|
3.1.2.5
| 编码计划、代码编写规范
| 30年
|
3.1.2.6
| 模块开发卷宗
| 30年
|
3.1.2.7
| 施工图设计
| 30年
|
3.2
| 信息资源规划和数据库设计
（3.2-3.12可参考3.1所列文件）
|
|
3.3
| 应用支撑平台和应用系统设计
|
|
3.4
| 网络系统设计
|
|
3.5
| 数据处理和存储系统设计
|
|
3.6
| 安全系统设计
|
|
3.7
| 其他系统设计（终端、备份、运维等）
|
|
3.8
| 机房及配套工程设计
|
|
3.9
| 环保、节能设计
|
|
3.10
| 消防设计
|
|
3.11
| 职业安全、职业卫生设计
|
|
3.12
| 标准规范建设
|
|
4
| 实施阶段文件
|
|
4.1
| 总体实施
|
|
4.1.1
| 实施计划、方案及批复文件
| 30年
|
4.1.2
| 意见汇总报告
| 10年
|
4.1.3
| 系统集成方案、项目配置管理方案、评审报告
| 30年
|
4.1.4
| 源代码及说明
| 30年
|
4.1.5
| 设计变更报审、代码修改记录
| 30年
|
4.1.6
| 网络系统文件
| 30年
|
4.1.7
| 二次开发支持文件、接口设计说明书、程序员开发手册
| 30年
|
4.1.8
| 用户使用手册、系统维护手册、软件安装盘
| 10年
|
4.1.9
| 系统上线保障方案、应急预案、事故及问题处理文件
| 10年
|
4.1.10
| 测试方案、方案评审意见、测试记录、测试报告
| 10年
|
4.1.11
| 培训文件、教材讲义
| 10年
|
4.1.12
| 试运行方案、记录、报告、试运行改进报告
| 10年
|
4.1.13
| 合同验收文件、开发总结报告、交接清单
| 30年
|
4.1.14
| 项目例会、协调会纪要、备忘录
| 10年
|
4.1.15
| 运行管理制度
| 30年
|
4.2
| 信息资源规划和数据库建设
（4.2-4.12可参考4.1所列文件）
|
|
4.3
| 应用支撑平台和应用系统建设
|
|
4.4
| 网络系统建设
|
|
4.5
| 数据处理和存储系统建设
|
|
4.6
| 安全系统建设
|
|
4.7
| 其他系统建设（终端、备份、运维等）
|
|
4.8
| 环保、节能建设
|
|
4.9
| 消防建设
|
|
4.10
| 职业安全、职业卫生建设
|
|
4.11
| 机房及配套工程建设
|
|
4.11.1
| 土建施工文件
|
|
4.11.1.1
| 技术要求、技术交底、图纸会审纪要、开工报告
| 30年
|
4.11.1.2
| 施工组织设计、方案及报批文件，施工工艺文件
| 30年
|
4.11.1.3
| 原材料出厂证明、复验单、试验报告
| 30年
|
4.11.1.4
| 施工定位测量、地质勘探、土岩试验报告、桩基工程记录
| 永久
|
4.11.1.5
| 设计变更通知、工程更改洽商单、业务联系单、备忘录、事故处理文件
| 永久
|
4.11.1.6
| 隐蔽工程验收记录
| 永久
|
4.11.1.7
| 工程质量检查、评定、签证
| 永久
|
4.11.1.8
| 竣工图
| 永久
|
4.11.1.9
| 竣工报告、竣工验收报告
| 永久
|
4.11.1.10
| 施工照片、音像
| 30年
|
4.11.2
| 线路施工安装文件
|
|
4.11.2.1
| 工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要、开工报告
| 30年
|
4.11.2.2
| 施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、技术措施文件
| 30年
|
4.11.2.3
| 原材料出厂证明、质量鉴定、复验单、产品交付清单、到货验收记录
| 30年
|
4.11.2.4
| 设计变更通知、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批手续、技术核定单、备忘录
| 永久
|
4.11.2.5
| 施工安装记录、质量验评、签证
| 永久
|
4.11.2.6
| 调试记录、测试报告
| 10年
|
4.11.2.7
| 竣工图
| 永久
|
4.11.2.8
| 竣工报告、竣工验收报告
| 永久
|
4.11.2.9
| 施工照片、音像
| 30年
|
4.12
| 标准规范建设
|
|
4.12.1
| 标准建设总体方案、实施计划
| 10年
|
4.12.2
| 征求意见稿、汇总意见、标准规范编制过程说明
| 10年
|
4.12.3
| 标准送审稿、标准试行稿、专家审查意见
| 10年
|
4.12.4
| 标准正式文本
| 30年
|
4.12.5
| 标准应用试点报告、标准培训文件
| 10年
|
4.12.6
| 标准推广应用方案、标准实施指南
| 10年
|
5
| 监理文件
|
|
5.1
| 监理大纲、监理规划、细则及批复
| 30年
|
5.2
| 资质审核、设备材料报审、复检记录
| 30年
|
5.3
| 需求变更确认
| 30年
|
5.4
| 开（停、复、返）工令
| 10年
|
5.5
| 施工组织设计、方案审核记录
| 30年
|
5.6
| 工程进度、延长工期、人员变更审核
| 10年
|
5.7
| 监理通知、监理建议、工作联系单、问题处理报告、协调会纪要、备忘录
| 10年
|
5.8
| 监理周（月）报、阶段性报告、专题报告
| 10年
|
5.9
| 测试方案、试运行方案审核
| 10年
|
5.10
| 造价变更审查、支付审批、索赔处理文件
| 30年
|
5.11
| 验收、交接文件、支付证书、结算审核文件
| 30年
|
5.12
| 监理工作总结报告
| 永久
|
5.13
| 监理照片、音像
| 30年
|
6
| 设备文件及系统软件
|
|
6.1
| 选购阶段
|
|
6.1.1
| 调研分析报告、技术考察报告
| 10年
|
6.1.2
| 设备采购请示、批复
| 10年
|
6.1.3
| 技术协议、谈判备忘录、设备配备方案
| 30年
|
6.1.4
| 授权书、软件许可协议、海关商检相关文件、原产地证明、产品质量证明、设备代理商营业执照复印件
| 10年
|
6.2
| 开箱验收阶段
|
|
6.2.1
| 设备随机文件、装箱单、合格质量证、开箱验收记录
| 30年
|
6.2.2
| 设备图纸、说明书、检测报告
| 30年
|
6.3
| 安装调试阶段
|
|
6.3.1
| 测试计划（方案）、安装测试记录、报告
| 10年
|
6.3.2
| 验收文件、交接清单
| 30年
|
6.4
| 系统升级、换版阶段
|
|
6.4.1
| 升级、换版的请示与批复
| 30年
|
6.4.2
| 设备及软件报废的技术鉴定书、请示及批复文件
| 30年
|
6.4.3
| 设备及软件升级、换版的验收文件
| 30年
|
6.5
| 设备维修、系统维护等后期服务阶段
|
|
6.5.1
| 设备维修、维护请示及批复
| 10年
|
6.5.2
| 设备维修、维护记录
| 10年
|
7
| 财务管理文件
|
|
7.1
| 财务计划及执行无间、概算执行报告
| 10年
|
7.2
| 概算、预算、标底、合同价
| 30年
|
7.3
| 资金申请及批复
| 10年
|
7.4
| 器材、主要耗材管理
| 10年
|
7.5
| 决算、财务报告
| 永久
|
7.6
| 审计报告
| 永久
|
7.7
| 交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册
| 永久
|
8
| 验收文件
|
|
8.1
| 初验阶段
|
|
8.1.1
| 验收工作大纲
| 10年
|
8.1.2
| 各单项、系统验收报告
| 30年
|
8.1.3
| 信息安全风险评估报告
| 30年
|
8.1.4
| 初步验收总报告（含工程、技术、财务、档案验收）
| 30年
|
8.1.5
| 初验会议文件、验收申请、验收意见书及验收委员会签字表
| 30年
|
8.1.6
| 整改方案及实施文件
| 10年
|
8.2
| 终验阶段
|
|
8.2.1
| 竣工验收会议文件、验收申请、汇报材料
| 永久
|
8.2.2
| 竣工验收报告、验收委员会签字表
| 永久
|
8.2.3
| 工程专家组验收意见
| 永久
|
8.2.4
| 技术专家组验收意见
| 永久
|
8.2.5
| 财务专家组验收意见
| 永久
|
8.2.6
| 档案专家组验收意见
| 永久
|
8.2.7
| 信息安全风险评估报告
| 30年
|
8.2.8
| 项目建设工作总结
| 永久
|
8.2.9
| 项目评优报奖申报材料、批准文件及证书
| 30年
|
8.2.10
| 项目稽察、检查文件、项目后评价文件
| 永久
|
