第二条 本规程适用于金税三期工程建设档案管理全过程，包括档案的产生、收集、整理、归档、移交、使用、管理和验收等。
第三条 本规程所称档案是指在金税三期项目建设全过程中形成的、具有保存价值的各种形式和载体的历史记录，是金税三期项目竣工验收、运行维护、升级改造等工作的重要依据。
第四条 金税三期工程管理办公室（以下简称工程办）是金税三期工程项目档案管理工作的主体，在办公厅监督指导下制定档案工作计划，建立健全归档制度、档案分类编号方案等管理制度和业务规范，检查、监督、指导档案管理工作。
第五条 档案管理工作涉及的有关单位有：办公厅、财务管理司、人事司、电子税务管理中心、集中采购中心、信息办、工程办以及各中标单位。凡是与金税三期有关的所有文档，必须在工程办备案存档。
第二章 档案的收集和整理
第六条 各相关单位需配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位在金税三期建设过程中产生的各类档案的收集整理、归档移交工作。档案管理人员要保持相对稳定。
第七条 档案的收集、整理、归档应与项目建设进程同步实施，项目档案的形成、积累和管理要列入项目建设计划和各单位职责范围、工作标准或岗位责任制。各相关单位在金税三期建设中形成的具有使用和保存价值的档案在办理完毕后，由各单位专（兼）职档案管理人员按文件形成的先后顺序或完成情况及时收集、整理，定期向工程办综合组移交归档。
第八条 档案归档整理办法按照《金税三期工程归档文件整理办法》（附件1）执行。
第九条 归档范围按照《国家电子政务工程建设项目文件归档范围和保管期限表》（附件2）执行。
第十条 项目档案纳入合同管理，档案人员参与起草招标文件有关条款和合同谈判。实行事前介入、事中控制、事后审核、验收把关的管理模式，确保项目档案的完整、准确、系统、安全和及时、规范。
各项目组、职能组、集中采购中心在项目设计开发、施工、监理、设备采购、委托中介招标等合同、协议中均应设立专门条款，对项目文件的整编归档内容、整理标准质量、介质和套数、移交时间等方面提出具体要求，并写明违约责任。监理合同应增加对设计、施工单位归档文件的审核责任，罚则中应明确审核责任占质量保证金的比例。
各职能组在涉及知识产权的招标文件、合同、协议中应明确与知识产权相关的归档材料的提交内容、深度等要求。
第十一条 监理合同应符合《信息化工程监理规范》（GB/T19668-2005）、《建设工程监理规范》（GB/T50319-2000）的要求，监理单位应依据合同对参加金税三期建设单位（以下简称参建单位）的档案收集整理情况进行检查审核，如发现问题，应及时督促其整改。
第十二条 工程办归档的纸质文件应为原件或正本，且签章手续完备。工程办要对各类电子文件（含照片、录像等）、载体进行收集和归档，归档范围参照纸质文件归档范围。归档电子文件应将所采集的相关原始数据一并保存，同时要保证其真实、完整、有效和安全。
第十三条 在项目建设过程中，工程办结合项目进度对各相关单位项目文件的收集、整理情况进行检查和管控；在项目验收、审验合同时，工程办组织相关部门对项目同步进行档案验收。
第十四条 档案保管期限分为永久、30年、10年三种。具体保管期限的划分见附件2。
第三章 档案的移交与利用
第十五条 工程办负责协调组织对相关单位进行档案管理的培训、指导。各参建单位应按招标文件、合同、协议以及有关规定，及时向工程办移交档案，交接双方应办理档案移交手续。按合同要求每次付款时要检查前期档案的移交情况，没有按合同移交档案材料的，工程办不予签字付款。
第十六条 文书纸质文档在形成后的1个月内移交；项目文档必须在项目或阶段验收时同步移交；电子文档归档时要将形成的初始文档、中间文档和最终文档以及全程著录的元数据以光盘形式随纸质文档一并保存移交。
第十七条 工程办在档案移交上要注重监理单位自身形成的文件档案的收集整理和移交工作，同时要督促检查监理单位按照监理合同对参建单位文件材料的形成情况进行质量把关；监理工程师对归档清单和内容应逐一签字确认，监理单位审核签署后移交工程办管理。
第十八条 工程办按季度对各相关单位的档案管理工作进行检查，对各单位移交的档案进行阶段性审查。对不符合档案归档要求的有关单位，工程办应对其发出整改通知书。
第十九条 工程办在金税三期工程竣工验收后3个月内，根据税务总局档案管理规定，向办公厅移交档案。
第二十条 如需利用工程档案，须经本部门负责人签字并经工程办领导同意后，方可查阅、复印。
第二十一条 国家税务总局和各省市国税局、地税局的金税三期工程档案实行分级管理，分别归档。
第四章 档案的验收
第二十二条 档案验收包括项目档案初步验收和工程档案竣工验收。
项目档案初步验收是项目验收的重要环节，工程办负责组织相关专家进行项目档案的初步验收工作。
工程档案竣工验收是金税三期工程竣工验收的必备条件，由国家发展和改革委员会、国家档案局组织的竣工验收委员会下设的档案专家组负责。
第二十三条 档案验收可以采用听取汇报、现场查看、质询、抽查档案等方式。
第二十四条 档案验收的主要内容为：
（一）有无档案管理体制和职责，是否建立档案工作规章制度和业务规范，是否采取有效措施对本单位和各参建单位形成的档案进行统一管理。
（二）档案的收集、整理和归档是否纳入合同管理，要求是否明确，控制措施是否有效。
（三）档案的收集、整理、归档和移交是否符合有关档案管理标准的要求。
（四）档案实体和信息是否安全，档案装具、归档文件的制成材料是否符合耐久性要求。
第二十五条 档案验收结果分为合格与不合格。合格的，形成验收报告；不合格的，工程办根据专家意见提出整改意见，责令整改，并组织复查。
第五章 附则
第二十六条 本规程由工程办负责解释。
第二十七条 北京、南海数据中心基建档案的管理按照国家发展和改革委员会、国家档案局有关规定执行。
第二十八条 本规程自发文之日起执行。
附件1
金税三期工程归档文件整理办法
一、档案管理的保管单位为“件”，确定归档文件的“件”一般以每份文件为一件，文件正本（包括附件）与定稿为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件。
二、文件（包括正式发文和其他应归档材料）定稿如果是计算机打印的，并且没有修改笔迹，与正本内容一致，只将文头纸或者领导签字的一页附在正本之后归档。
三、通过办公自动化发出的纸质文件，在本单位内部取消纸质文件的，将印刷发出的纸质文件加盖印章存档。
四、应归档的电子文件（包括各版本）与纸质文件标引一致，并存入档案数据库。
五、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易退变的文件、热敏传真纸文件应予复制。
六、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
七、归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按文件字号、时间、重要程度进行排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
八、归档文件应按件选用无酸纸信封角、不锈钢曲别针、棉线进行装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。
九、归档文件可以按照年度-保管期限或者保管期限-年度等方法进行分类。归档文件数量不多的单位可以直接按照年度进行分类。分类方法应保持稳定。
十、国家税务总局内设机构应归档文件按下列顺序进行排列：国税发、国税函、国税明电、与其他单位的联合发文、国税任字、国税办发、国税办函、信息办便函、工程办便函以及会议文件。签报和其他本单位工作中形成的材料、本单位编发的信息、重要收文等。
十一、同一种文件按文号或者日期进行排列。有关同一年度同一问题的文件（如关于同一问题补充通知、更正通知，关于同一个人的任免通知）不受此限，可以排列在一起。
十二、在每“件”文件第1页的右上部空白处盖上本单位统一刻制的归档章（见下图），并使用钢笔、蓝黑或黑色墨水填写有关内容。其中，全宗号和馆编件号由办公厅填写；年度用4位阿拉伯数字填写档案所属年度；室编件号用阿拉伯数字填写该件的顺序号；保管期限填写永久、30年或10年。
︱------→3×15（mm）←------︱
（全宗号）
| （年度）
| （室编件号）
|
金税三期
| （保管期限）
| （馆编件号）
|
十三、抄写归档文件目录。以“件”为单位按排列顺序抄写目录。复文和来文为一件的，只抄写本单位制发的文件目录，并在“备注”中填写“附来文”。目录样式见下表。
