（一）涉及国家秘密的公文要分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限，其中“绝密”、“机密”级公文还要标明份数序号。凡未标明保密期限的，公文保密期限按照“绝密”级30年、“机密”级20年、“秘密”级10年认定。
（二）紧急公文要根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。电报要分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
（三）发文机关标识要使用发文机关全称或者规范化简称。行政机关之间联合行文，主办机关排列在前。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文，按照党、政、军、群的顺序排列。
（四）发文字号要包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关的发文字号。
国家局、总公司机关的发文，均由国家局办公室文秘档案处按以下简称代字统一编号：
1. 国家局、总公司机关8个职能司（室）代国家局起草的公文，其编号中的简称代字具体如下：
部 门
| 简 称 代 字
|
办公室（外事司）
| 国烟办（外）
|
计划司
| 国烟计
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专卖司
| 国烟专
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运行司
| 国烟运
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法规司
| 国烟法
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财务司（审计司）
| 国烟财（审）
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科技司
| 国烟科
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人事司
| 国烟人
|
2. 国家局、总公司机关各单位以国家局名义发文，其编号中的简称代字使用国家局办公室的简称代字或按发文内容使用其他职能司的简称代字。
3. 国家局、总公司机关各部门、各单位以国家局党组名义发文，其编号中的简称代字为“国烟党”。
4.监察部驻国家局监察局以国家局名义发文，其编号中的简称代字为“国烟监”。
5.根据工作需要，国家局、总公司机关各部门、各单位以总公司名义发文，其编号中的简称代字均为“中烟办”。
6. 国家局、总公司机关各部门、各单位，需要以国家局办公室名义发文，其编号中的简称代字均为“国烟办综”。
国家局办公室（外事司）文件，其编号中的简称代字具体如下：
处（室）
| 简 称 代 字
|
综合调研处
| 国烟办综
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秘书处（值班室）
| 国烟办秘
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文秘档案处
| 国烟办文
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新闻联络处
| 国烟办新
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信访保卫处
| 国烟办信
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外事处
| 国烟外事
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7. 国家局、总公司机关各部门、各单位以国家局办公室名义发会议通知和培训通知，其编号中的简称代字为“国烟办会”和“国烟办培”。
（五）上行文要在公文首页注明签发人、会签人姓名。联合上报的公文，要同时注明相关部门签发人姓名。
（六）公文标题要准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般要标明发文机关。
